Category: Products

Personas for business software – a gimmick or sustainable added value?

“Personas are just start-up knick-knacks, and for business software just a gimmick!” I’m sure many product developers have heard this before. I certainly have. But what is the truth behind the criticism that personas offer relevant added value for consumer products and are just creative add-ons for business software?

What are personas anyway?

Personas are fictitious people who represent typical representatives of a specific target group. They give product developers, customers and stakeholders an idea of who uses the product. In addition to a photo and name, personas typically include information on age, profession, free-time activities, family status and curriculum vitae, as well as typical needs and fears.

Personas in the context of business software

However, how do I deal with this as a product developer when my target group is primarily not people with individual needs and ideas, but with concrete professional challenges? For example, whether digital asset manager Diana Asmussen likes to play computers in her free time or go on vacation with her dogs is of no interest to product development. Diana steps into the spotlight with her professional needs as a digital asset manager and her requirements for an IoT system. When designing business software, employees should be addressed who want to complete their tasks efficiently and act in their roles and company processes.

CONTACT’s Personas

We at CONTACT therefore decided to create personas based on their roles and associated tasks within a fictitious company. We obtained input from our internal subject matter experts and customer interviews. Each persona has a task description and information on how to use CONTACT Elements.

Exemplary representation of the personas and team memberships of a fictitious customer

To be more specific, this means…

The holistic view of user needs provides valuable added value for product development – from knowledge building to quality assurance.

Personas make users more tangible and help new and long-standing product developers to get to know our target groups better.

By answering questions like: Who works with the 3D Cockpit? What does a user do in variant management? Or with whom does a CAE engineer interact? they know exactly for whom they are developing and can serve requirements in a more targeted manner. As sample users in concepts, demos and review systems, including all the rights they would have in a real environment, personas also ensure that work during development and quality assurance is user-centric.

But personas also have a high added value outside of product development. In presentations and in consulting, we use them to vividly depict scenarios, to build up understanding, and for identification.

So my answer to the initial question of whether personas are a gimmick or offer sustainable added value is clear: Personas are a central element in developing the best possible software for the user. They clarify needs, help to prioritize requirements, and promote a sustainable build-up of knowledge about the target groups company-wide.

PLM und Google TV: Nicht für Jedermann?

Neulich habe ich im Flugzeug die New York Times gelesen. Nachdem ich den folgenden Artikel las, fühlte ich mich schlecht. Google TV, Usability is Not Included (Google TV – Benutzbarkeit nicht eingeschlossen). Ich habe Google TV noch nicht gekauft. Ich halte mir jedoch noch immer alle Optionen offen. Lesen Sie den Artikel und ziehen Sie Ihre eigenen Schlüsse. Die Idee, einen Fernseher in einen riesigen Computerbildschirm zu verwandeln, ist faszinierend. Allerdings denke ich an den Endanwender. Wie kann ich einer Person ohne Computererfahrung erklären, wie zwischen Browserfenstern gewechselt wird? Mission Impossible!

Trends in der Komplexität von PLM

Die Komplexität von Google TV, wie sie durch die New York Times erklärt wurde, brachte mich dazu, erneut über die Umsetzung von PLM nachzudenken. Wie oft wurden Sie mit mehreren Bildschirmen, Optionen, Verbindungen konfrontiert? Ich denke, dass das Problem der PLM-Umsetzung darin begründet liegt, dass mit ihrer Hilfe die Komplexität von Produktentwicklungsprozessen, Abhängigkeiten und Datenbeziehungen offengelegt werden soll. Selbst bei der Betrachtung neuer Software im Unternehmensbereich sind diese Symptome der Komplexität erkennbar. Ich konnte drei wichtige Trends in der PLM-Komplexität erkennen.

Komplexität der Modellierung
Dies tritt häufig ein, wenn Entwickler versuchen, alle möglichen und unmöglichen Kombinationen von Datenmodellen anzuwenden, um die Situation in einer Organisation wiederzugeben. In vielen Fällen ist dies, so denke ich, jedoch nicht erforderlich. Eine Vielzahl von Situationen kann gelöst werden, indem weniger und einfachere Modelle angewendet werden. Wenn Sie Ihr Datenmodell erstellen, bitten Sie die Entwickler doch einfach darum, es zu vereinfachen. Wenn Sie dies mehrmals tun, werden Sie sehen, dass nur die Hälfte der Funktionen übrig bleibt.

Komplexität der Präsentation
Meiner Ansicht nach hält PLM-Software immer noch am früheren Desktop-Paradigma fest. Das heißt, es werden möglichst viele Informationen in das Sichtfeld der Kunden gestellt. Dies ist ein Fehler. Damit Sie diesen Fehler beheben können, sollten sich Ihre Leute mit mobilen Applikationen vertraut machen. Die begrenzte Anzeigefläche auf dem Bildschirm eines Mobiltelefons führte zu einer Änderung dieses Paradigmas. Bitten Sie weiterhin darum, zu aktionsbasierten Präsentationskonzepten zu wechseln. Sie geben nur Informationen vor, die für die Entscheidung der Aufgabe erforderlich sind und zeigen eine begrenzte Menge der Optionen an.

Komplexität der Prozesse
Zu guter Letzt. Es ist erforderlich, Prozesse in der Organisation abzubilden. Wenn Sie damit beginnen, denken Sie jedoch daran, dass Sie nicht alle Implementierungen reproduzieren sollten, die vor Beginn der Umwandlung Ihrer Organisation mit dem PLM-System bestanden. Sie können Prozesse ausfindig machen, die einfach nicht erforderlich sind.

Einfachheit siegt immer
Wenn Sie die modernen Trends in Hardware, Software und fast allen anderen Dingen betrachten, werden Sie eine starke Entwicklung zur Einfachheit erkennen. Als ich meine ersten PDM-/PLM-Produkte entwickelte, war die Frage der „Dokumentation” unumgänglich. Das Vorhandensein einer Dokumentation war zwingend erforderlich. Diskussionsfähig war nur die Frage, wie viel Dokumentation erforderlich ist und wie schnell sie geliefert werden kann. Heutzutage ist sich jeder bewusst, dass man nur dann bestehen kann, wenn Produkte entwickelt werden, die keine Handbücher erfordern.

Welche Schlüsse ziehe ich daraus? Mein Schluss ist einfach: Einfachheit siegt! Die wahre Bedeutung dessen zu verstehen, ist nicht einfach. Menschen, die mit PLM-Software zu tun haben, müssen dies verstehen, damit sie nicht zu Dinosauriern der Handbücher werden.  Dies sind meine Überlegungen hierzu…

Alles Gute, Oleg

(Hinweis: Dies ist eine Übersetzung  des Beitrags “PLM and Google TV: Not for Average People?” aus Oleg Shilovitskys Blog Beyond PLM. Übersetzung und Abdruck mit freundlicher Genehmigung des Autors. Ohne Gewähr für die Richtigkeit der Übersetzung.)