Kosten von Cloud PLM vs. On-Premises PLM

Sie stehen vor der Entscheidung Ihr Product Lifecycle Management (PLM) auf den neuesten Stand bringen oder überhaupt erst einzuführen. Die Vorteile sind klar: effizientere Prozesse, schnellere Markteinführung, bessere Zusammenarbeit. Doch sobald die Funktionslisten und Anwendungsfälle besprochen sind, rückt eine andere wichtige Frage in den Mittelpunkt: Was kostet das eigentlich – und welche Option ist wirklich die günstigere auf lange Sicht?

Die Wahl zwischen Cloud PLM und der klassischen On-Premises-Lösung ist oft ein Ritt zwischen der initialen Investitionsbereitschaft und flexiblen, laufenden Betriebskosten. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die Kosten von Cloud PLM vs. On-Premises PLM.

Die traditionelle Variante: On-Premises PLM

Wenn Sie sich für ein On-Premises PLM-System entscheiden, erwerben und betreiben Sie die Software in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur. Dies bedeutet eine hohe Anfangsinvestition, aber auch volle Kontrolle.

Anschaffungskosten:

  1. Software-Lizenzen: Dies ist oft der größte Posten. Sie kaufen Dauerlizenzen, die Ihnen das unbegrenzte Nutzungsrecht an der Software gewähren. Die Kosten variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Anzahl der Benutzer*innen.
  2. Hardware-Infrastruktur: Sie benötigen leistungsstarke Server, Speichersysteme, Netzwerkkomponenten und Back-up-Lösungen. Diese müssen den Anforderungen des PLM-Systems gerecht werden und für zukünftiges Wachstum skalierbar sein.
  3. Infrastrukturkosten: Ein geeigneter Serverraum (Klimatisierung, Stromversorgung, etc.), Firewalls etc. sind unerlässlich.
  4. Implementierung und Anpassung: Die Installation, Konfiguration und Datenmigration aus Altsystemen sowie die Anpassung an spezifische Unternehmensprozesse erfordern oft externe Beratungsleistungen und interne Ressourcen.
  5. Schulungen: Umfassende Schulungen für Administrator*innen und Endbenutzer*innen sind notwendig, um das System optimal zu nutzen.

Laufende Kosten:

  1. Wartungs- und Supportverträge: Die meisten Softwareanbieter verlangen jährliche Gebühren für Software-Updates, Patches und technischen Support. Diese liegen typischerweise bei 15-25 % des ursprünglichen Lizenzpreises pro Jahr.
  2. IT-Personal: Sie benötigen eigene IT-Spezialist*innen für die Systemwartung, Fehlerbehebung, Sicherheit, Backups und Performance-Optimierung.
  3. Hardware-Wartung und Austausch: Server und Speicher müssen regelmäßig gewartet und nach einigen Jahren ersetzt werden (Abschreibung, Neuanschaffung).
  4. Energiekosten: Der Betrieb der Server und der Klimaanlage verursacht laufende Stromkosten.
  5. Sicherheitsmaßnahmen: Lizenzen für Antivirensoftware, Firewalls und regelmäßige Penetrationstests sind notwendig, um die Datensicherheit zu gewährleisten.
  6. Upgrades: Größere Versions-Upgrades können den Umfang einer Neuimplementierung erreichen, da sie oft Anpassungen, intensive Tests und erneute Schulungen erfordern.

Die flexible Alternative: Cloud PLM

Beim Cloud PLM (oft als Software-as-a-Service, SaaS, angeboten) mieten Sie die Software und die Infrastruktur eines Drittanbieters. Das bedeutet in der Regel geringere Anfangsinvestitionen.

Anschaffungskosten:

  1. Einrichtungsgebühren (optional): Einige Anbieter erheben eine einmalige Gebühr für die Einrichtung des Kontos oder die Erstkonfiguration.
  2. Implementierung und Anpassung: Auch hier sind Dienstleistungen für die Konfiguration, Datenmigration und spezifische Prozessanpassungen erforderlich. Diese können jedoch meist weniger umfangreich sein, da die Basisinfrastruktur bereits vorhanden ist und die Cloud-Lösungen oft standardisiert sind.
  3. Integrationen: Die Anbindung an bestehende On-Premises-Systeme kann Integrationsprojekte erfordern, die mit Kosten verbunden sind.
  4. Schulungen: Schulungen für Anwender*innen und Administrator*innen sind ebenfalls notwendig, können aber durch intuitive Benutzeroberflächen und Online-Ressourcen oft effizienter gestaltet werden.

Laufende Kosten:

  1. Abonnementgebühren: Dies ist der Hauptkostenfaktor. Sie zahlen eine monatliche oder jährliche Gebühr pro Benutzer*in, oft gestaffelt nach Funktionsumfang. Diese Gebühren umfassen die Softwarenutzung, Infrastruktur, Wartung, Updates und den grundlegenden Support.
  2. Skalierung: Das Hinzufügen oder Entfernen von Benutzer*innen oder Speicherplatz ist in der Regel flexibel und wird direkt in den Abonnementgebühren widergespiegelt.
  3. Premium-Support/Zusatzleistungen: Für erweiterten Support, spezielle Add-Ons oder zusätzliche Speicherplatz können extra Gebühren anfallen.
  4. Anpassungen/Integrationen: Laufende Anpassungen oder die Entwicklung neuer Integrationen können zusätzliche Dienstleistungsgebühren verursachen.
  5. Internetzugang: Ein zuverlässiger und ausreichend schneller Internetzugang ist essenziell und sollte in der Kalkulation berücksichtigt werden, auch wenn er oft schon vorhanden ist.

Der direkte Kosten Vergleich:

Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, ist es unerlässlich, die Gesamtkosten über einen Zeitraum von 5 bis 10 Jahren zu betrachten.

Fazit:

Die optimale Lösung bei der Wahl zwischen Cloud PLM und On-Premises PLM hängt stark von den individuellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens ab:

  • Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die schnell starten, IT-Ressourcen schonen und von geringeren Anfangsinvestitionen profitieren möchten, ist Cloud PLM oft die wirtschaftlichere Wahl. Die planbaren monatlichen Kosten und die automatische Wartung entlasten die interne IT erheblich.

Wenn Sie die Vorteile von Cloud PLM in der Praxis erleben möchten, bietet CONTACT Softwares Cloud PLM-System eine flexible und skalierbare Lösung. Besonders interessant: Sie können die Software kostenlos testen und sich selbst ein Bild davon machen, wie modernes Product Lifecycle Management in der Cloud Ihre Entwicklungsprozesse effizienter gestaltet.

  • Für große Unternehmen oder solche mit sehr spezifischen, komplexen Anforderungen, die maximale Kontrolle über ihre Daten und Systeme wünschen und über die notwendigen IT-Ressourcen verfügen, kann On-Premises PLM weiterhin die bevorzugte Option sein. Die hohen Anfangsinvestitionen relativieren sich oft über längere Nutzungszeiträume.

Mit Datenökosystemen schneller den Product Carbon Footprint berechnen

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Produkte und Prozesse nachhaltig zu gestalten und Emissionen über den gesamten Lebenszyklus zu reduzieren. Der Product Carbon Footprint (PCF) erfasst alle Treibhausgasemissionen, die über den Lebenszyklus eines Produktes entstehen. Während interne Emissionsdaten oft verfügbar sind, müssen Unternehmen zur Bestimmung des PCF Daten über die gesamte Lieferkette eines Produktes nachverfolgen und zusammenführen. Diese Informationen individuell bei allen Zulieferern anzufragen und zu sammeln, ist kaum machbar. Hier setzen souveräne Datenökosysteme wie Catena-X und Manufacturing-X an. Mit ihnen lassen sich Daten einfacher und kontrollierter über Unternehmensgrenzen hinweg austauschen.

Externe Daten bei der PCF-Berechnung

Product Lifecycle Management (PLM)-Systeme verwalten bereits viele Daten, die zur Bestimmung eines PCF dienen. Sie enthalten Informationen zu Produkten, Varianten und Stücklisten. Viele Emissionen fallen aber bereits in der vorgelagerten Wertschöpfungskette, wie der Rohstoffgewinnung oder durch Produktions- und Transportprozesse an. Diese Daten anzufragen und zu pflegen, ist aufwendig und geschieht heute durch dokumentenbasierte Vorlagen, Excel-Tabellen oder spezielle Web-Portale. Das Teilen von Daten erfolgt auf Zuruf.

Für die Zulieferer skaliert das Konzept mit kundenindividuellen Portalen und Templates nicht. Die angefragten Datenfelder sind nicht standardisiert, eingegebene Daten, Formate und verwendete Berechnungsmethoden passen nicht zusammen. Dadurch entsteht ein enormer Aufwand auf allen Seiten: Daten werden händisch zusammengestellt, eingetragen und geprüft, was das Risiko für Übertragungsfehler mit sich bringt.

Datenökosysteme als Alternative

Datenökosysteme wie Gaia-X und Catena-X wirken diesen Datensilos entgegen und vereinfachen das Teilen über die gesamte Lieferkette. Anstatt die benötigten Daten individuell anzufordern und für jeden Kunden auf verschiedene Plattformen hochzuladen, stellen Unternehmen sie in standardisierten Datenformaten bereit. Benötigt ein Teilnehmer im Ökosystem diese Daten, greift er einfach durch festgelegte Protokolle darauf zu. Die Kontrolle bleibt dabei beim Bereitsteller der Daten. Jeder Teilnehmer entscheidet selbst, welche Daten er zu Verfügung stellt, mit wem er diese teilt und wofür sie verwendet werden dürfen.

Grundlage ist ein Connector basierend auf den Eclipse Dataspace Components (EDC). Jeder Teilnehmer steuert über seinen EDC die Daten und Bedingungen, mit denen er am Ökosystem teilnehmen möchte. Der Connector stellt diese in einem durchsuchbaren Katalog zusammen. Möchte ein anderes Unternehmen auf die Daten zugreifen, handeln die beiden EDCs vollautomatisch die Konditionen aus, die für den Datenaustausch gelten. Erst mit einem so geschlossenen, rechtsverbindlichen Vertrag erhält der andere Teilnehmer Zugriff auf die Daten. So behält jeder Beteiligte die volle Kontrolle über seine Daten.

PCF-Berechnung in Datenökosystemen

PLM-Systeme sind der ideale Ausgangspunkt für PCF-Berechnungen. Stücklisten und Arbeitspläne bilden die Grundlage, um interne Emissionen zu erfassen. Über Datenökosysteme können Unternehmen nun auch Daten von externen Partnern und Zulieferern in die Berechnung integrieren. Für Zukaufteile werden nicht nur Lieferanten, sondern auch deren digitale Identität im Datenraum verwaltet. Das ermöglicht es, die PCF-Werte für externe Artikel direkt am EDC des Zulieferers zu suchen und zu importieren.

Ist die PCF-Berechnung für ein Produkt abgeschlossen, kann das Ergebnis zur weiteren Verwendung entlang der Wertschöpfungskette im Datenökosystem bereitgestellt werden. So bestimmt jedes Unternehmen individuell, mit wem und unter welchen Bedingungen es die Daten teilt. Der Datensatz zum Angebot steht im eigenen EDC-Katalog, ganz ohne Excel-Tabellen und Webportale.

Warum PLM-Systeme der natürliche Integrationspunkt sind

Dieser gesamte Workflow muss dort stattfinden, wo Produktdaten bereits verwaltet werden: PLM-Systeme managen Stücklisten, Lieferantenbeziehungen und Engineering-Workflows. Sie sind die Single-Source-of-Truth für Produktinformationen über den Lebenszyklus.

Durch die verwalteten Produkte, Stücklisten und Werkstoffe sind PLM-Systeme wie CIM Database PLM der ideale Ausgangspunkt für PCF-Berechnungen
CIM Database PLM verwaltet alle relevanten Daten, um aussagekräftige PCF-Werte auszutauschen, zum Beispiel verwendete Berechnungsmethoden und Aussagen zur Datenqualität.
Die vorhandenen Daten werden einfach im Datenraum verfügbar gemacht. Der Anbieter steuert individuell, für wen und welche Zwecke die Daten verwendet werden dürfen.

Die Teilnahme an Datenökosystemen erfordert PLM-Systeme mit offenen Standardschnittstellen. Nur so lassen sich die Potenziale von Datenökosystemen voll ausschöpfen. Die Workflows für Engineering-Prozesse regeln nun auch, wie interne und externe PCF-Daten integriert werden. Die Lieferantendatenbank enthält jetzt auch Identitäten im Datenraum und Audit-Trails erfassen neben internen Änderungen auch externe Datenaustausche.

Wertschöpfung entsteht heute zu großen Teilen aus der Fähigkeit, Produktdaten schnell und verlässlich über die Lieferkette auszutauschen. Nur eine tiefe Integration zwischen internen PLM-Systemen und externen Datenökosysteme schaffen die nötige Effizienz und Vertrauen: nach innen und nach außen.

Organisatorisches Change Management bei der Einführung von Cloud PLM-Software

Die Einführung eines Cloud PLM-Systems ist mehr als eine technische Neuerung. Es ist eine strategische Transformation, die Ihre Unternehmenskultur maßgeblich prägt. Wie unser Fast Forward-Ansatz und die Erfahrungsberichte unserer Kunden zeigen, sorgt ein strukturiertes Onboarding für die schnelle Beherrschung der Technik und die effiziente Nutzung des Systems. Doch der wahre Hebel für nachhaltigen Erfolg liegt nicht allein in der Software selbst. Ohne organisatorisches Change Management läuft selbst das leistungsfähigste System Gefahr, sein Potenzial nicht voll zu entfalten. Es geht darum, Menschen mitzunehmen und Prozesse aktiv zu gestalten, anstatt nur ein Werkzeug bereitzustellen.

Cloud PLM integrieren: Drei Schwerpunkte für Ihr Change Management

Ein Cloud PLM-System zentralisiert Daten, standardisiert Prozesse und fördert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Dies ist eine enorme Chance, aber auch eine Herausforderung, die weit über das Erlernen neuer Softwarefunktionen hinausgeht.

Hier sind die Kernaspekte, die ein robustes Change Management adressieren muss:

1. Prozesse neu denken und optimieren

Jedes Unternehmen hat etablierte Arbeitsweisen. Viele davon sind historisch gewachsen, vielleicht in einzelnen Abteilungen optimiert, aber selten ganzheitlich über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg betrachtet. Die Einführung von Cloud PLM-Software ist die ideale Gelegenheit, bestehende Prozesse neu zu denken.

  • Identifikation von Ineffizienzen: Wo gibt es Medienbrüche, doppelte Dateneingaben oder manuelle Schritte, die das System automatisieren kann?
  • Standardisierung: Cloud PLM basiert oft auf Best Practices. Statt diese nur technisch abzubilden, müssen Unternehmen kritisch prüfen, wo eigene Prozesse an die Systemlogik angepasst werden können, um von diesen Standards zu profitieren.
  • Abteilungsübergreifende Abstimmung: PLM bricht Silos auf. Das erfordert eine neue Definition von Verantwortlichkeiten und Schnittstellen, oft unter Einbindung von Stakeholdern aus Entwicklung, Einkauf, Produktion, Vertrieb und Service.

2. Neue Arbeitsweise etablieren

Die Anpassung an das System ist mehr als nur das Erlernen von Klicks. Sie beinhaltet einen fundamentalen Shift in der Arbeitsweise:

  • Datenzentrierung: Mitarbeitende müssen verstehen, dass das Cloud PLM-System die zentrale Quelle für Produktdaten ist. Das bedeutet, Daten pflichtbewusst und konsistent einzugeben, statt auf lokale Lösungen zurückzugreifen.
  • Transparenz und Kollaboration: Cloud PLM-Software sorgt für transparente Abläufe über den gesamten Produktlebenszyklus. Das erfordert von jedem Mitarbeitenden, die Arbeit im Kontext des Ganzen zu sehen und offen für die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zu sein.
  • Verantwortung und Ownership: Mit zentralisierten Daten kommen neue Verantwortlichkeiten für deren Pflege. Change Management hilft, diese neuen Rollen zu definieren und zu besetzen.

3. Kultureller Wandel, Akzeptanz und Mitarbeiterbefähigung

Jede Software-Einführung hat auch eine kulturelle Facette. Ängste vor dem Neuen, Widerstand gegen Veränderungen oder Skepsis gegenüber dem Nutzen gefährden die Akzeptanz des Systems. Erfolgreiches Change Management muss auch hier ansetzen:

  • Transparente Kommunikation: Warum wird das System eingeführt? Welche Vorteile bringt es jedem Einzelnen und dem Unternehmen? Dies muss von Beginn an klar und kontinuierlich kommuniziert werden.
  • Aktive Beteiligung: Mitarbeitende, insbesondere die Key-User*innen, müssen von Anfang an aktiv in den Prozess eingebunden werden. So werden sie zu Multiplikatoren des neuen Systems.
  • Gezielte Befähigung: Über das technische Know-how hinaus benötigen Mitarbeitende Unterstützung, um sich in der neuen Prozesslandschaft zurechtzufinden und die Vorteile für sich zu erkennen. Das Erzeugen von Erfolgserlebnissen und kontinuierliche Begleitung sind entscheidend.
  • Führung als Treiber: Die Führungsebene muss den Wandel vorleben, Visionen vermitteln und die notwendigen Ressourcen bereitstellen. Ohne das Commitment der Führungskräfte ist nachhaltiger Wandel kaum möglich.

Dieser Blogbeitrag beleuchtet die Folgen von mangelndem Change Management und skizziert die verschiedenen Phasen, die Mitarbeitende während Veränderungsprozessen durchlaufen.

Fazit:

Das eigentliche Fundament für die organisatorische Anpassung an Cloud PLM – das grundsätzliche Neu-Denken alter Prozesse und die tiefergehende Anpassung an das System auf kultureller Ebene – muss vom Unternehmen selbst gestaltet und aktiv vorangetrieben werden.

Die erfolgreiche Einführung von Cloud PLM-Software vereint Technologie mit der notwendigen menschlichen Anpassungsfähigkeit. Während unser Customer Success Management Team Sie umfassend bei dem erfolgreichen Onboarding und dem langfristigen Betrieb Ihres Cloud-PLM-Systems unterstützt, liegt der Schlüssel zum nachhaltigem Erfolg in einem durchdachten, aktiv gelebten organisatorischen Change Management. Nur wer bereit ist, die eigene Arbeitsweise und Kultur zu transformieren, kann das volle Potenzial von cloudbasiertem PLM ausschöpfen.