Anforderungs-Management

Bürokratische Hürden für den Mittelstand

Ungeachtet der politischen Anstrengungen zum Abbau der Bürokratie wird die bürokratische Belastung gerade für kleinere und mittlere Unternehmen immer größer. Zu diesem Ergebnis kommt eine repräsentative Studie, die das Meinungsforschungsinstitut TNS Emnid im Auftrag des Software-Herstellers Sage in diesem Frühjahr durchgeführt hat. 69% der befragten Unternehmen gaben an, die Belastung sei in den letzten 12 Monaten stark oder sehr stark gestiegen. Es hat den Anschein, als sei das Monster nicht mehr zu bändigen.

Die Bürokratiebelastung wird von praktisch allen Unternehmen als hoch oder sehr hoch eingestuft. Aufgeschlüsselt nach verschiedenen Rechtsbereichen stehen Steuern und Sozialversicherung, Arbeitsschutz und -sicherheit sowie Statistik und Dokumentationspflichten an Spitze der der nach oben offenen Belastungsskala. Überraschend ist, dass Produktsicherheit, Zulassungen und Genehmigungen vor allem den Unternehmen im Dienstleistungssektor zu schaffen machen, während der Aufwand für den Umweltschutz im produzierenden Gewerbe als besonders belastend empfunden wird, was nicht weiter verwunderlich ist.

Mit freundlicher Genehmigung Sira Anamwong, www.FreeDigitalPhotos.net

Die Ergebnisse der Studie sind vor allem deshalb interessant, weil sie in einem eklatanten Widerspruch zum amtlich erfassten Bürokratiekosten-index stehen, der seit Jahren sinkt. Allerdings erfasst dieser Index nur die reinen Informationspflichten der Unternehmen und nicht den deutlich weiter gefassten Erfüllungsbedarf, das heißt den darüber hinaus gehenden Bürokratieaufwand und die damit verbundenen Folgekosten, wie Prof. Friederike Präsidentin des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM) im Vorwort der Studie erläutert; das IfM hat die Studie wissenschaftlich begleitet.

Die deutschen Bürokraten sägen also fleißig weiter am Ast der Wohlstandseiche, auf dem sie selber sitzen, auch wenn sie sicher als letzte vom Baum fallen, weil sie praktisch unkündbar sind. Wenn es in Deutschland wenigstens die dehnbare Kaffeepause gäbe, die in meiner spanischen Wahlheimat den bürokratischen Arbeitseifer zwischen Vormittag und Siesta bremst. Um diese Zeit nehmen viele spanische Beamte ganz nebenbei Kontakt zur Geschäftewelt auf, was sie mit den Konsequenzen ihres bürokratischen Handelns auf das Wirtschaftsleben konfrontiert. Währenddessen widmen sich ihre deutschen Kollegen der ungezügelte Produktion von Gesetzen und Verordnungen, deren Zahl von 96% der Befragten als größte Belastung genannt wird.

Nicht nur die Zahl der Gesetze und Verordnungen, sondern auch ihre häufigen Änderungen und ihre mangelnde Verständlichkeit sind eine Belastung für die Unternehmen. Was die Befragten am meisten stört, ist der hohe zeitliche Aufwand und die Verlangsamung von Abläufen, die ihren vielleicht wichtigsten Wettbewerbsvorteil gefährdet: Die Fähigkeit, schnell und flexibel auf neue Markt- und Kundenanforderungen zu reagieren. Gerade größere mittelständische Unternehmen fühlen sich beim Zugang zu neuen Märkten und bei der Entwicklung von neuen Produkten und Dienstleistungen durch die Bürokratie gegängelt. Und immerhin ein Drittel der befragten Unternehmen hat aufgrund bürokratischer Hürden schon mal ein Projekt abgebrochen.

Ein starker Mittelstand ist eine der tragenden Säulen unseres wirtschaftlichen Wohlstands. Der zunehmende bürokratische Aufwand belastet damit auch unsere Wettbewerbsfähigkeit. Kleinere und mittlere Unternehmen können sich im Unterschied zu den Großunternehmen weder ein allumfassendes Qualitätsmanagement leisten, das sich um die Erfüllung aller möglichen Vorschriften kümmert, noch haben sie eine riesige Rechtsabteilung, um sich gegen die Konsequenzen eine eventuellen Nichteinhaltung rechtlich zur Wehr zu setzen. Ihnen bleibt meist nichts anderes übrig, als die bürokratische Belastung so hinzunehmen wie sie ist.

Zumindest im Bereich der Dokumentationspflichten bzw. der Produktsicherheit, Zulassungen und Genehmigungen, der gerade für Unternehmen in regulierten Märken sehr wichtig ist, können sie die Belastung durch der Einsatz eines PLM-Systems aber spürbar senken. Es stellt die Compliance von Produkten und Produkten mit den geltenden Bestimmungen sicher und vereinfacht auch die Erfüllung der Dokumentationspflichten. Diese Nutzeneffekte habe ich bei verschiedenen Anwenderinterviews festgestellt, auch wenn es sich meist um größere Unternehmen handelte.

Die Compliance-Anforderungen kleinerer und mittlerer Unternehmen unterscheiden sich nicht grundsätzlich von denen der großen. Allerdings benötigen sie eine einfach und schnell zu implementierende Einstiegslösung mit einem soliden Funktionsumfang, der flexibel ausgebaut werden kann, um weitergehende Anforderungen auf dem Gebiet des Compliance- und Qualitätsmanagements abzudecken. Dank moderner Software-Architekturen sollte das aber heute kein Problem mehr sein.

Brauchen smarte Produkte neue PLM-Systeme?

Auf dem jüngsten ProSTEP iViP-Symposium gab es eine interessante Podiumsdiskussion zum Thema Smart Engineering, in der hochkarätige Vertreter aus Wissenschaft und Forschung ziemlich offen die Immobilität der PLM-Hersteller angesichts der Herausforderung des Internet of Things (IoT) und der Entwicklung smart vernetzter Systeme kritisierten. O-Ton eines Teilnehmers: “Wir bräuchten Player mit neuen Ideen, die frischen Wind in den Markt bringen.” Es fehle eine Art Google, der den ganzen PLM-Markt aufrolle, meinte ein andere. Welcher Hafer hat die denn gestochen?, dachte ich mir.

Einer der Vorwürfe an die Adresse der PLM-Hersteller, der aus dem Mund staatlich alimentierter und geförderter Wissenschaftler natürlich etwas befremdlich klingt, ist der, dass sie bei der Weiterentwicklung ihrer Systeme zu wenig in Vorleistung treten und immer nur das entwickeln, mit dem sich ziemlich unmittelbar Geld verdienen lässt. Abgesehen davon, dass Altruismus nicht unbedingt eines der Wesensmerkmale kapitalistischer Systems ist, halte ich den Vorwurf für nicht ganz zutreffend.

Erstens kenne ich den einen oder anderen PLM-Hersteller, der seine Software bereits um Module für Anforderungsmanagement, Funktionsmodellierung und andere Systems Engineering-Funktionen ergänzt hat, die sich nicht gerade verkaufen wie warme Semmeln.
Zweitens haben die wenigen Anwendervorträge zum Thema Systems Engineering auf dem Symposium einmal mehr deutlich gemacht, dass die Unternehmen immer noch in einer Findungsphase stecken und erst einmal klären müssen, was sie an IT-Unterstützung für die Entwicklung ihrer smarten Produkte benötigen. Ein Eindruck, der durch die Interviews bestätigt wird, die ich in den letzten Jahren zu dem Thema geführt habe.
Drittens wissen auch die Wissenschaftler noch nicht so genau, welche Partialmodelle aus der modellbasierten Entwicklung cyberphysischer Systeme mit welchen Informationen eigentlich ins PLM-System gehören. Sonst bräuchten wir ja wohl dotierte Forschungsprojekte wie mecPro² nicht, die genau das herausfinden sollen.

Richtig ist natürlich, dass die PLM-Hersteller genauso wie ihre Kunden gefordert sind, sich mit den Auswirkungen des IoT auf ihre Geschäftswelt auseinanderzusetzen. Sie müssen ihr Lösungsangebot anpassen, um agilere und kontinuierlichere Entwicklungsprozesse zu unterstützen, wie Stan Przybylinski von der amerikanischen Markforschungsfirma CIMdata kürzlich in einem Webinar zum Thema “The Internet of Things – What does it mean for PLM” betonte. Doch was heißt das konkret für die Entwicklung der PLM-Software? Muss sie künftig in der Lage sein, unstrukturierte Informationen zu verwalten oder Unmengen an Sensordaten zu analysieren? Ich glaube, dafür sind andere Anwendungen besser geeignet.

Das IoT verspricht Wachstum ohne Ende. Grafik: CIMdata Inc. — Das IoT bietet ein riesiges Wachstumspotential, vor allem für industrielle Anwendungen. Grafik: CIMdata Inc.

Hauptaufgabe der PLM-Systeme ist und bleibt die Unterstützung der Produktentwicklung. Das Problem ist nicht so sehr, dass diese Produkte immer mehr Elektronik und Software enthalten, die sich ständig ändert, sondern dass Elektronik und Software zunehmend genutzt werden, um Produkte mit anderen Produkten und Systemen zu vernetzen und ihren Lebenszyklus dadurch weit über den Start of Production hinaus zu verlängern. Im Sinne eines vollständigen Product Lifecycle Managements muss auch diese Phase systemseitig unterstützt werden.

Das wirkliche Produktleben lag für die Hersteller bislang auf der “dark side of the moon”, wie PTC-Chef Jim Heppelman sich einmal ausdrückte. Dieses Leben besser auszuleuchten, das heißt die Informationen aus dem Feld auszuwerten, in den Lifecycle einzusteuern und für die kontinuierliche Verbesserung der Produkte zu nutzen, das ist die riesige Chance des IoT und die wahre Herausforderung für die PLM-Hersteller. Es geht nicht um die Entwicklung oder Integration von noch ein paar Systems Engineering-Werkzeugen mehr, sondern um die Vernetzung der PLM-Systeme mit den IoT-Plattformen, auf denen diese Lifecycle-Informationen zusammenfließen.

Welche Plattformen das sein werden, ist noch ziemlich offen. Aber wenn man sich vor Augen hält, dass IBM mal eben schlappe drei Milliarden US-Dollar in den Aufbau einer eigenen IoT-Organisation investiert, kann man sich ungefähr ausmalen, welches Kaliber die Player in diesem Markt haben werden. Ein Markt über dessen Größe die aberwitzigsten Zahlen kursieren. Cisco sprich von 19 Billionen US-Dollar im Jahr 2020, McKinsey immerhin noch von 2,7 bis 6,2 Billionen. Einig sind sich alle Auguren, dass der größte Anteil davon auf die Fertigung entfallen wird: Vielleicht war das mit Industrie 4.0 doch keine so schlechte Idee.

Bummelzug zum Anforderungsmanagement

Es ist ein eisernes Gesetz aller modernen Gesellschaften, dass ihre politischen und bürokratischen Eliten immer mehr Gesetze produzieren. Mit wachsender Zahl nimmt der Grenznutzen der Gesetze zwangsläufig ab, wenn sie nicht gleich mehr Schaden als Nutzen anrichten, weil mit heißer Nadel gestrickt. Dessen ungeachtet ist die Regulierungswut dort am größten, wo sie am wenigsten bewirkt. Nirgendwo gibt es mehr Auflagen zum Umwelt- und Verbraucherschutz als in Europa, wo die Menschen nicht erst seit gestern unter relativ sauberen und sicheren Bedingungen leben. Oder anders ausgedrückt: In Bangladesch würde die Verschärfung des Baurechts sicher Menschenleben retten, hier sichert sie allenfalls den Lebensstandard von ein paar Beamten in den Baubehörden. Nicht selten ist die Regelungswut Ausdruck eigenen Unvermögens: Weil die Regierenden nicht in der Lage sind, den Waffenhandel der Rebellen in Afrika oder anderswo zu unterbinden, müssen jetzt die (amerikanischen) Unternehmen Bauteil für Bauteil nachweisen, dass sie keine Edelmetalle aus Krisenregionen verbauen.

Das Problem ist, dass der regulatorische Overkill der Politiker allmählich unsere Wettbewerbsfähigkeit und damit letztlich auch unserer aller Lebensstandard gefährdet. Egal wo man hinschaut – das Volumen an zu beachtenden Gesetzen und Normen ist in den letzten Jahren explodiert und damit auch der Aufwand, den die Unternehmen treiben müssen, um sie einzuhalten und gegenüber den Behörden den Nachweis ihrer Compliance zu erbringen.

Infolge der Regulierungswut werden die Lastenhefte immer dicker. Die Zahl der Anforderungen, die bei der Bearbeitung einer Spezifikation kommentiert werden müssen, habe sich in den letzten zehn Jahren mindestens verzehnfacht, sagte mir neulich der Manager eines Herstellers von Bremssystemen für Schienenfahrzeuge. Früher passte die Spezifikation auf eine CD, heute braucht man eine DVD, um alle Dokumente zu speichern. Aufgrund der vielen Köche unterschiedlicher Nationalitäten, die im Normierungsbrei herumrühren, sind vielen Normen interpretationsbedürftig, so dass unterschiedliche Auftraggeber daraus individuelle Anforderungen ableiten. Das führt dazu, dass die Spezifikationen für ein Bremssystem bei Multitender-Projekten, bei denen mehrer Konsortien auf dasselbe Projekt bieten, von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich sein können.

Obwohl ein globales Geschäft, müssen die Schienenfahrzeughersteller außerdem einen Haufen unterschiedlicher nationaler Normen berücksichtigen. Das führt zu der absurden Situation, dass der neue ICE in Deutschland mangels Zulassung noch nicht ausgeliefert werden kann, während er in Spanien schon fährt – und das mit einer höheren Geschwindigkeit als er sie hierzulande je erreichen darf. Nirgendwo sei es schwieriger, ein neues Schienenfahrzeug zuzulassen als in Deutschland, meinte mein Gesprächspartner. Der aufwendige papier- bzw. dokumentenbasierte Zulassungsprozess lähme das Unternehmen und bedeute einen Wettbewerbsnachteil gegenüber Anbietern in aufstrebenden Ländern mit weniger Auflagen und geringeren bürokratischen Hürden.

Bimmelbahn — Mit freundlicher Genehmigung von Victor Habbick / FreeDigitalPhotos.net

Aufgrund der Vielzahl an zu beachtenden Anforderungen und Normen wird der Abstimmungsprozess mit den Schienenfahrzeugherstellern immer zeitaufwendiger. In diesem Prozess müssen die Lieferanten zu jeder Anforderung Stellung nehmen und definieren, ob und unter welchen Bedingungen sie sie erfüllen werden. Das geht dann ein paar Mal hin und her, bis die Bestellung unterschriftsreif ist. Um die Abstimmung zu beschleunigen, hat der Hersteller von Bremssystemen vor anderthalb Jahren ein datenbankgestütztes Anforderungsmanagement eingeführt, das künftig in die PLM-Lösung integriert werden soll.

Dank des Requirements Interchange Formats (RIF) bzw. des neuen ReqIF-Formats ist es eigentlich kein Problem mehr, Anforderungen mit den Auftraggebern in elektronischer Form auszutauschen, selbst wenn diese eine andere IT-Lösung für das Anforderungsmanagement einsetzen. Leider können die meisten Hersteller ihre Spezifikationen noch nicht im richtigen Format zur Verfügung stellen und die Anforderungsdaten der Zulieferer auch noch nicht elektronisch weiter verarbeiten. Die Schienenfahrzeugindustrie fährt hier im Vergleich zu anderen Branchen mit dem Bummelzug. Selbst die Deutsche Bahn hat selbst erst vor kurzem ein datenbankgestütztes Anforderungsmanagement eingeführt.

Ich möchte deshalb an dieser Stelle ausdrücklich den Appell des Unternehmens an die Auftraggeber unterstützen, mit den Zulieferern beim Anforderungsmanagement an einem Schienenstrang zu ziehen. Sonst stehen bald noch mehr nagelneue Schienenfahrzeuge nutzlos auf dem Abstellgleis. Und an die Politiker sei bei der Gelegenheit der Appell gerichtet, bei der Normierung ab und zu mal die Notbremse zu ziehen und die eine oder andere nutzlose Norm auch wieder zu streichen.