Aufbau einer semantischen Suche: Was für den Beginn unserer Reise wichtig war

Forschung auf dem Gebiet der Künstlichen Intelligenz (KI) ist anspruchsvoll, aber auch voller Potenzial – insbesondere für ein neues Team. Mit der Gründung im Jahr 2022 stand für CONTACT Research von Anfang an KI als einer von vier zentralen Forschungsbereichen fest. Wir haben uns hierbei zunächst auf kleinere Projekte – unter anderem im Bereich der klassischen Datenanalyse – konzentriert. Mit der wachsenden Popularität von ChatGPT fokussierten wir uns verstärkt auf Large Language Models (LLM) und haben die Chance ergriffen, mit den neusten Werkzeugen und Technologien dieses zukunftsweisenden Feldes zu arbeiten. Die zentrale Frage für uns als Forschungsteam war dabei: Wie starten wir?

Wir möchten hier einige unserer Erfahrungen teilen, die als Orientierung für den erfolgreichen Weg in die Welt der KI dienen können.

Der Start: Warum Ähnlichkeitssuche unser Ausgangspunkt wurde

Von Anfang an war klar: Wir wollen kein reines Forschungsprojekt, sondern einen echten Anwendungsfall, bestenfalls um ihn direkt in unsere Software zu integrieren. Um den Start zu erleichtern, haben wir bewusst auf kleine Experimente gesetzt und nach einem spezifischen Problem gesucht, das sich schrittweise lösen lässt.

Innerhalb unserer Software liegen viele Informationen ab, von Produktinformationen bis hin zu Projektdetails. Eine leistungsfähige Suche macht dort einen entscheidenden Unterschied. Unsere bestehende Suchfunktion erkennt keine Synonyme, keine natürliche Sprache – und damit manchmal nicht das, was man wirklich sucht. Zusammen mit wertvollem Feedback ergab sich daraus schnell, dass die Ähnlichkeitssuche ein idealer Startpunkt ist und daher unser erstes Forschungsthema sein sollte. Ein LLM kann die Suchfunktion auf ein neues Level heben.

Die Auswahl der Daten macht den Unterschied

Unsere Vision war es, Wissen aus verschiedenen Quellen, wie Handbüchern, Tutorials und Spezifikationen, leicht zugänglich zu machen – durch eine einfache Frage. Im ersten und wichtigsten Schritt mussten wir eine geeignete Datenquelle finden: groß genug, um aussagekräftige Ergebnisse zu liefern, aber nicht so umfangreich, dass Ressourcenprobleme den Fortschritt behindern. Außerdem musste der Datensatz qualitativ hochwertig und leicht verfügbar sein.

Für die Experimente wählten wir die webbasierte Dokumentation unserer Software. Sie enthält keine vertraulichen Informationen und ist für Kunden und Partner zugänglich. Erste Experimente erzielten schnell vielversprechende Ergebnisse, also vertieften wir die Entwicklung einer semantischen Suchanwendung.

Was ist die semantische Suche?

Kurz gesagt, im Gegensatz zur klassischen Stichwortsuche erkennt die semantische Suche auch verwandte Begriffe und erweitert die Anfrage um inhaltlich verwandte Ergebnisse, auch wenn diese anders formuliert sind. Wie funktioniert das? In unserem ersten Versuch mit der semantischen Indizierung wandelt das LLM die Inhalte der Quelltexte in Vektoren um und speichert sie in einer Datenbank. Suchanfragen werden ebenfalls zu Vektoren und per „Nearest-Neighbor“-Suche mit gespeicherten Vektoren verglichen. Die Ergebnisse gibt das LLM als sortierte Liste mit Links zur Dokumentation aus.

Plant die Infrastruktur sorgfältig!

Um unser Projekt umzusetzen, mussten viele technische und strategische Entscheidungen getroffen werden: Für die Pipeline, die die Daten verarbeitet, erfüllte LangChain am besten unsere Anforderungen. Und auch die Hardware bringt Herausforderungen mit sich: Für Textmengen in dem Ausmaß reichen Laptops nicht aus, sodass Server oder Cloudanbieter erforderlich sind. Eine gut durchdachte Struktur der Datenbank ist daher ein wichtiger Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung.

Erfolg durch Teamwork: Daten, Scope und Vision im Fokus

Für den Erfolg zählt nicht nur die Technik, sondern auch wie sich das KI-Team zusammensetzt. Essenziell sind Dateningenieur*innen, die technisches Wissen und strategische Ziele verbinden; Data Scientists, die große Datenmengen analysieren; und KI-Architekt*innen, die die Vision der KI-Nutzung definieren und die Abstimmung im Team koordinieren. KI-Tools halfen uns zwar mit „einfachen“ Routineaufgaben und kreativen Anstößen, sie ersetzen aber trotzdem nicht den konstruktiven Austausch und die enge Zusammenarbeit im Team.

Feedback einholen und besser werden

Zum Abschluss dieser ersten Phase haben wir eine interne Beta-Version der semantischen Suche mit unseren Kolleg*innen geteilt. So konnten wir wertvolles Feedback sammeln, um die nächsten Schritte zu planen. Die Begeisterung für die Weiterentwicklung ist groß, und damit auch unsere Motivation, weiterzumachen.

Was kommt als nächstes?

Unsere Reise in der KI-Forschung hat gerade erst begonnen, aber wir haben bereits wichtige Wegweiser gefunden. Viele spannende Fragen liegen noch vor uns: Welches Modell passt langfristig am besten? Wie machen wir die Ergebnisse für Nutzer*innen zugänglich?

Unser Team wächst weiter – an Expertise, an Mitgliedern und Visionen. Mit jedem Meilenstein kommen wir dem Ziel näher: das volle Potenzial von KI in unsere Arbeit zu integrieren.

Ausführliche Beiträge zur Gründung unseres KI-Teams sowie zur semantischen Suche finden Sie auf dem CONTACT Research Blog.

ISO 27001 Zertifizierung: Sicherheit als Standard unserer Cloud-Produkte

Die Digitalisierung prägt unsere Lebens- und Arbeitswelt wie nie zuvor. Mit dieser Entwicklung wächst die Verantwortung, Daten effektiv zu schützen und eine stabile Servicebereitstellung sicherzustellen gleichermaßen. Informationssicherheit ist längst kein „should“ mehr, sondern ein absolutes „must“.

Als Anbieter industrieller Software-Lösungen aus der Cloud stehen Qualität, Sicherheit und Zuverlässigkeit für uns an erster Stelle. Daher freuen wir uns sehr über die erfolgreiche ISO 27001 Zertifizierung durch Datenschutz Cert. Dies bestätigt unseren Anspruch, Produkte bereitzustellen, die höchsten Sicherheitsstandards entsprechen und Daten wirksam schützen.

Mit Automatisierung zu mehr Sicherheit, Effizienz und Nachhaltigkeit

Unser Ziel war von Anfang an klar: Sicherheits- und Stabilitätsanforderungen mit innovativen Technologien zu erfüllen. Dafür setzen wir konsequent auf Automatisierung und Infrastructure as Code (IaC). Diese Maßnahmen erlauben uns, Sicherheitsmechanismen nicht nur effektiv umzusetzen, sondern sie auch nahtlos in unsere Entwicklungs- und Betriebsprozesse zu integrieren.

Ein entscheidender Aspekt unserer Vorbereitungen war es, Klimarisiken mit einzubeziehen. Ereignisse wie Extremwetter stellen potenzielle Gefahren für IT-Infrastrukturen dar. Daher haben wir Lösungen entwickelt, die sowohl Risiken minimieren als auch die Effizienz steigern – etwa durch Monitoring-Tools und automatisierte Skalierung. Diese Technologien reduzieren nicht nur unsere CO2-Bilanz, sondern tragen auch dazu bei, ein hohes Maß an Sicherheit und Nachhaltigkeit zu gewährleisten.

Sicherheitskultur als Erfolgsfaktor

Informationssicherheit ist mehr als das Erfüllen von Standards – sie ist ein fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Prinzipien wie Hochverfügbarkeit, Automatisierung und die Nutzung einer Single Source of Truth prägen unsere Arbeitsweise und fördern eine strukturierte Herangehensweise an komplexe Herausforderungen.

Besonders hervorzuheben ist der Beitrag unseres Teams. Regelmäßige Schulungen und ein hohes Sicherheitsbewusstsein sorgen dafür, dass Informationssicherheit nicht nur als Aufgabe der IT betrachtet wird, sondern im gesamten Unternehmen gelebt wird. Diese ganzheitliche Denkweise war ein zentraler Baustein auf unserem Weg zur ISO 27001 Zertifizierung.

Unsere Automatisierungsstrategien sind ein weiteres Beispiel dafür, wie wir Effizienz und Sicherheit miteinander verbinden. Durch die Standardisierung von Prozessen reduzieren wir menschliche Fehler und schaffen gleichzeitig die Grundlage für eine kontinuierliche Weiterentwicklung.

Mehrwert für Kunden und Partner

Für unsere Kunden bedeutet die Zertifizierung vor allem eines: Vertrauen. Die Zertifizierung nach ISO 27001 ist ein international anerkanntes Gütesiegel und bestätigt, dass wir höchste Sicherheitsstandards einhalten. Dies stärkt nicht nur die Zuverlässigkeit unserer Cloud-Produkte, sondern gibt unseren Kunden auch die Gewissheit, dass ihre Daten in sicheren Händen sind.

Auch für unsere Partner bietet die Zertifizierung viele Vorteile. Standardisierte Prozesse und klar definierte Sicherheitsanforderungen erleichtern die Zusammenarbeit, steigern die Effizienz und schaffen eine vertrauensvolle Basis für zukünftige Projekte. Gerade in einem dynamischen Umfeld wie der Cloud-Industrie ist dies ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Unsere Vision für die Zukunft

Die ISO 27001 Zertifizierung ist für uns kein Endpunkt, sondern ein Meilenstein auf dem Weg, unserer Sicherheitsmaßnahmen immer weiterzuentwickeln. So planen wir beispielsweise, unsere Monitoring-Systeme noch leistungsfähiger zu machen, um potenzielle Risiken nicht nur schneller zu erkennen, sondern auch gezielt zu adressieren. Darüber hinaus wollen wir unser Partnernetzwerk stärken und mit Self-Service-Portalen sowie standardisierten Templates die Zusammenarbeit noch einfacher und effizienter gestalten. Die digitale Landschaft verändert sich ständig – wir sind bereit, uns diesen Herausforderungen zu stellen und die Sicherheit unserer Kunden, Partner und deren Daten zu gewährleisten.

Dokumentenmanagement in Cloud PLM-Systemen

Optimierte Prozesse, Sicherheit und globale Zusammenarbeit im Produktlebenszyklus

Wie können Unternehmen ihre Daten und Dokumente effizient verwalten? Wie stellen sie Informationen abteilungs-, standort- und organisationsübergreifend zur Verfügung?

Schon in einzelnen Projekten wächst die Zahl der Dokumente schnell in die Hunderte oder Tausende. Diese Daten auf Netzlaufwerken oder in E-Mail-Systemen zu verwalten, führt angesichts der Komplexität der Produktentwicklung in eine Sackgasse. Unternehmen benötigen stattdessen eine Dokumentenlogistik, die Übersicht schafft und Teamwork fördert.

Für diese Aufgabe eignet sich Software für Product Lifecycle Management (PLM). Gerade Cloud-basierte Systemegestalten das Dokumentenmanagement durch die Integration aller Abläufe und Informationen über den gesamten Produktlebenszyklus effizienter. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick darauf, wie Cloud PLM-Systeme das Dokumentenmanagement erleichtern.

Welche Vorteile hat die cloudbasierte Speicherung von Dokumenten?

Dokumentenmanagement über die Cloud durchzuführen, hat zwei wesentliche Vorteile. Zum einen fördern Unternehmen globale Zusammenarbeit in Echtzeit. Teams können weltweit auf geltungssichere Dokumente zugreifen und gemeinsam daran arbeiten. Entwicklungszeiten verkürzen sich dadurch erheblich.

Zum anderen sind Unternehmen nicht selbst für die Sicherheit ihres Systems verantwortlich. Die Cloud-Anbieter müssen strenge Zertifizierungen und Audits durchführen und genügen daher höchsten Sicherheitsstandards. Sensible Informationen sind durch Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheits-Updates optimal geschützt. Das erleichtert Kunden unter anderem die Einhaltung von Compliance-Vorgaben wie ISO und GDPR.

Was sind die Vorteile der Dokumentenmanagement-Funktion in PLM-Systemen?

1. Zentrale Datenablage

Mit der Dokumentenmanagement-Funktion lassen sich Dokumente unternehmensweit organisieren. Dies fördert die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch innerhalb der Teams. Produktrelevante Dokumente, zum Beispiel CAD-Dateien, werden an einem zentralen Ort verwaltet. Dies vermeidet Datenredundanzen und stellt sicher, dass alle Abteilungen auf aktuelle Informationen zugreifen.

2. Versionskontrolle und Änderungsverfolgung

PLM-Systeme erlauben die Versionierung von Dokumenten. Da jede Änderung protokolliert wird, arbeiten Teams immer mit den neuesten Daten.

3. Workflow- und Freigabeprozesse

Integrierte Workflows ermöglichen es, Genehmigungsprozesse und die Freigabe von Dokumenten zu automatisieren. Dies beschleunigt Entscheidungsprozesse und sorgt auch ohne manuelle Eingriffe für strukturierte Abläufe.

4. Zugriffskontrollen 

In einem PLM-System können Zugriffsrechte klar definiert und gesteuert werden. Dadurch greifen ausschließlich berechtigte Personen auf sensible Dokumente zu.

5. Erfüllung von Compliance-Vorgaben

PLM-Systeme bieten eine revisionssichere Ablage, um regulatorische Anforderungen und branchenspezifische Normen (z. B. ISO) einzuhalten.

6. Integrierte Daten und Prozesse

Dokumentenmanagement ist oft eng mit Bereichen wie Projektmanagement, Qualitätskontrolle oder Produktentwicklung verknüpft. PLM-Systeme integrieren alle produktbezogenen Prozesse und gewährleisten eine ganzheitliche Verwaltung.

7. Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung

Mit der Dokumentenmanagement-Funktion nutzen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit effektiver. Sie sparen Zeit bei der Suche nach Dokumenten und vermeiden Fehler durch veraltete Informationen. Die bessere Zusammenarbeit zwischen Teams senkt langfristig Kosten. Automatisierte Prozesse sorgen für schnellere Durchlaufzeiten.

Was zeichnet Dokumentenmanagement mit CIM Database Cloud aus?

Die intelligente Dokumentenlogistik von CIM Database Cloud ermöglicht es, auch in komplexen Prozessen die Übersicht zu behalten und die Zusammenarbeit zu verbessern. Eine leistungsfähige Volltextsuche beschleunigt die Suche nach Dokumenten und erleichtert den Zugriff auf wichtige Informationen.

Dank der nahtlosen Integration mit Microsoft Office for the web™ können Mitarbeitende ihre Anwendungen wie gewohnt nutzen und Dokumente erstellen, bearbeiten und austauschen (ohne separate Speicherung). Die Dateien werden im Cloud-PLM-Dateispeicher verwaltet. Daher arbeiten bei Bedarf mehrere Personen gleichzeitig am selben Dokument – ohne lokale MS-Office-Installationen.

Fazit

Cloud PLM-Systeme können eine leistungsstarke, sichere Lösung für das Dokumentenmanagement bieten. Funktionen wie Versionierung und Workflow-Automatisierung sowie strikte Sicherheitsmaßnahmen helfen, Dokumente effizient zu verwalten. Unternehmen minimieren Risiken und gewährleisten die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Gleichzeitig sorgt die cloudbasierte Struktur für maximale Flexibilität: Teams arbeiten jederzeit und von überall aus zusammen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie CONTACT CIM Database Cloud Ihr Dokumentenmanagement optimieren kann.