Terminplanung – Der Hammer des Projektmanagements?

Mark Twain wird das Bonmot zugeschrieben „Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel“. Auch wenn nicht zweifelsfrei geklärt ist, wer tatsächlich der Urheber dieser Äußerung ist, bleibt es die wohl prägnanteste Formulierung für „Maslows Hammer“.

Was hat das mit Projektmanagement zu tun?

Bei Projektmanagement-Software beobachte ich immer wieder, dass Anwender versuchen, mit nur einem Werkzeug, nämlich der Terminplanung, verschiedenste Ziele zu erreichen. Verübeln kann man es ihnen nicht, verleiten doch viele Projektmanagement-Tools die Benutzer genau dazu.

Dabei entstehen Pläne aus Hunderten oder Tausenden von tagesgenauen Aufgaben. Mir begegnen dabei nicht selten auch Vorgänge in Frageform, wie „Spezifikation freigegeben?“, „Kundenpräsentation erfolgt?“ und Ähnliches, versehen mit Dauer, Termin und Vorgangsverknüpfungen.

Überdetaillierte Planung rächt sich im Projekt

Das Dilemma: Solche Pläne sind nur scheingenau, mit vielen aus Vorgangsverknüpfungen berechneten Detailterminen. Obwohl jeder Beteiligte eigentlich weiß, dass bei größeren Projekten keine Aktivität auf den Tag genau eingehalten wird. Dennoch tun alle so, als ob der Plan exakt so richtig wäre.

Auch die Praxis, die Ressourcenauslastung zu managen, indem man alle Aufgaben einer bestimmten Person hintereinander verknüpft, geht nur so lange gut, bis man die Planung ändern muss. Dann stimmt das ganze Planungsgefüge nicht mehr. Aber das Terminplanungstool berechnet die Termine weiterhin erbarmungslos nach Netzplan.

Je detaillierter der Plan ist, desto aufwändiger sind Änderungen im Projektverlauf. Sie verschieben eine Aufgabe und ganz viele andere verschieben sich mit – nur leider nicht so, wie Sie das erwartet hätten. Sie verstehen Ihren eigenen, zu komplizierten Netzplan nicht mehr und benötigen hohen Umplanungsaufwand für neue Scheingenauigkeit. Manche lassen den Plan dann gleich unverändert und beginnen stattdessen zu improvisieren.

Nutzen Sie den ganzen Werkzeugkasten

Hier liegt es nahe, an agile Vorgehensweisen als Alternative zu denken. Doch dafür muss man sein Projektmanagement nicht unbedingt komplett ändern. Viele erfahrene Projektmanager sagen: „Agilität ist ja nichts Neues. Bei mir ist es halt kein Task Board, sondern eine gute alte Offene-Punkte-Liste.“ Und genau das ist der Schlüssel. Planen Sie nur so genau wie nötig und wie wirklich sinnvoll. Das Motto lautet hier: Lieber eine gute Grobplanung als eine schlechte Detailplanung. Auch wenn der Grobplan wahrscheinlich nicht so eintrifft wie gedacht, lässt er sich viel einfacher korrigieren und macht den Impact auf das Projekt schneller ersichtlich.

Für Detailthemen ist eine Liste offener Punkte (LOP) mit klar festgelegten Verantwortlichkeiten das Werkzeug der Wahl. Und für alles, was Sie in Frageform einplanen wollen, helfen Checklisten, die regelmäßig im Projektverlauf überprüft werden. Bei Nichterfüllung setzen Sie eine Maßnahme auf Ihre LOP. Und vielleicht erfassen und beobachten Sie Risiken und definieren Gegenmaßnahmen, um rechtzeitig und effektiv gegenzusteuern. Damit sind Sie in aller Regel sehr viel besser aufgestellt für ein erfolgreiches Projekt.

Also: Verwenden Sie den Hammer wirklich nur für Nägel. Für alles andere greifen Sie ruhig zu Zange, Schraubendreher oder Schraubenschlüssel!

Einheitliche UX bei verteilter Produktentwicklung

Die Entwicklung von Enterprise Software läuft größtenteils verteilt ab. Lösungen bauen auf einer Plattform auf, werden aber getrennt davon entwickelt: Die Zusammenstellung von Modulen und deren Anpassung an Kundenanforderungen erfolgt nachgelagert, an anderen Orten. Das bedeutet verschiedene Teams, verschiedene Abteilungen, verschiedene Firmen bauen an etwas, das für den Kunden erst mal ein Produkt ist.

Anwender erwarten Software aus einem „Guss“, die Bedienmuster wiederverwendet und deren User Experience durchgängig ist. Eine große Herausforderung, wenn unterschiedliche, teils weltweit verteilte Bereiche daran mitwirken und jeder an der Produktentwicklung Beteiligte eine eigene Perspektive mitbringt. Wie in meinem vorangegangenen Beitrag beschrieben, ist eine grundsätzliche Sensibilisierung für das Thema UX im gesamten Unternehmen bereits eine gute Voraussetzung. Wie können wir darauf aufbauen und noch gezielter im Sinne durchgängiger UX unterstützen?

UX-Influencing ist der Schlüssel

Craig Villamor’s Präsentation „Resilient Enterprise Design“ hat meine Sicht auf diese Herausforderung stark geprägt. Craig ist Design Direktor bei Google und war davor für das Design von  Salesforces Software verantwortlich. In seinem Beitrag zur Enterprise UX Konferenz 2017 zeigt er anhand der vier Säulen Design-Prinzipien, Platform Mindset, Design-Systeme und Influencing in der Produktentwicklung, wie erfolgreiches UX-Design von robusten Unternehmensanwendungen gelingen kann.

Ich möchte mich hier vor allem auf die letzte Säule, das Influencing, konzentrieren. Gemeint ist hier das Einwirken auf alle an der Produktentstehung beteiligten Akteure – bei CONTACT nennen wir sie „Creators“. Diese Unterstützung ist auch ein zentraler Aspekt unserer UX-Strategie. Doch wie sieht das konkret aus?

Es einfach machen, das Richtige zu tun

Nicht immer ist es gut, den Gestaltungsrahmen möglichst groß zu halten: Zu viele Gestaltungsoptionen können zu Wildwuchs und unnötigen Inkonsistenzen führen. So geben etwa feste Layouts für Seiten oder Steuerungselemente wiedererkennbare Bedienmuster vor. Die überschaubaren Designoptionen sollten dann möglichst kontextnah erläutert werden, in Strukturen mit denen die Creators unmittelbar arbeiten – etwa direkt in der Konfigurationsoberfläche. Solche Hilfestellungen können sprechende Titel und kurze Beschreibungen für vorgegebene Layoutbereiche sein, beispielsweise semantische Abschnitte in einem Kontextmenü. So fällen Creators auch ohne Umwege über die Design-Dokumentation direkt die richtigen Entscheidungen.

Mit den richtigen Ressourcen unterstützen

Gute Design-Dokumentation ist auch relevant: Designrichtlinien sind der Rahmen für Gestaltungsentscheidungen in der Anwendungsentwicklung und -konfiguration. Wichtig dabei ist, dass sie nicht textbuchmäßig aufgezogen, sondern nahe an den Problemen der Creators sind. Bestenfalls enthält die Dokumentation jeder UI-Komponente Hinweise, für welche Anwendungsfälle sie geeignet ist – und für welche nicht. Beispiele zeigen, wie der UI-Baustein richtig eingesetzt wird, etwa im Zusammenspiel mit anderen UI-Elementen.

Mit gutem Beispiel vorangehen

Überhaupt lieben Creators Beispiele: Was kann man mit diesem Baukasten machen? Wie sehen mögliche Lösungen aus? CONTACTs Produkte bieten eine stetig wachsende Anzahl an Fachanwendungen (Task Manager, xBom Manager, Terminplaner, Variantenmanagement etc.), die auf dem InSync Design System aufbauen und den Creators Vorlagen oder Inspiration für neue Lösungen bieten.

Wenn wir also verteilt agierenden Produktakteuren Hilfestellung für Designentscheidungen direkt an die Hand geben, mit guten Ressourcen zur Anwendungsgestaltung unterstützen und Leuchtturm-Lösungen zur Orientierung schaffen, können sie leichter überzeugende Produkte mit einem durchgängigen Anwendererlebnis schaffen.

Erfolgreiches IoT-Geschäft: alles eine Frage der Standards?

Es gibt Tage, da machen mich die kleinen Dinge des Lebens glücklich. Als letzte Woche meine Mikrowelle kaputt gegangen ist und auch eine Reparatur sie nicht mehr retten konnte, brauchte ich keine fünf Minuten, um das Problem zu lösen: einfach mit dem Smartphone auf der Seite des Herstellers ein neues Modell ausgewählt, bestellt und per PayPal gezahlt. 3 Tage später war sie ausgepackt, eingesteckt und lief. Die Leichtigkeit dieses Prozesses verdeutlicht zwei Dinge:

  1. Die Digitalisierung macht es uns unglaublich einfach, selbst umfangreiche Prozesse schnell abzuwickeln.
  2. Ich habe mich nicht gefragt, ob die Mikrowelle auch in meine Steckdose passt und ob sie die üblichen Standards zur Funkstörung, zu gefährlichen Stoffen usw. erfüllt.

Dass diese Sorglosigkeit keine Selbstverständlichkeit ist, weiß jeder, der schon mal ins fernere Ausland verreist ist. Bei den Steckdosen wurde schlicht und einfach der richtige Zeitpunkt verpasst, für globale Standards zu sorgen. Inzwischen würde die Umsetzung eines Standards so viel Kosten und Elektroschrott verursachen, dass es nicht mehr praktikabel ist.

Unvorstellbar, dass unserer hoch entwickelten Gesellschaft so etwas noch einmal passiert… oder doch nicht?

Die Digitalisierung eröffnet neue Geschäftspotenziale. Dabei rückt der Fokus vom Austausch physischer Waren hin zum Austausch von Informationen. Bei dem Kauf meiner Mikrowelle verdient nicht nur der Hersteller, sondern auch der Online-Bezahldienst PayPal. Und das einzig und allein durch den Austausch von Informationen. Auch in Industrieunternehmen schafft die Digitalisierung die Basis für neue Geschäftsmodelle. Das zeigt eine aktuelle Studie von Sopra Steria und dem F.A.Z.-Institut. Immer mehr Maschinen und Anlagen werden im industriellen Internet der Dinge über IoT-Plattformen vernetzt, um Leistungsdaten zu ermitteln oder produktbegleitende Dienstleistungen anzubieten. Eine Entwicklung, die rund um den Globus eingesetzt hat und damit viele Lösungen mit unterschiedlichen Datenmodellen und Integrationsmöglichkeiten hervorbringt. Damit lässt sich eine besorgniserregende Parallele zum oben erwähnten Stecker-Durcheinander ziehen. Unternehmen, die ihr digitales Geschäft weiter vorantreiben wollen, verlieren hier schnell die Orientierung bei der Wahl einer für sie geeigneten IoT-Lösung. Denn: Wie zukunftssicher diese ist, hängt maßgeblich davon ab, wie gut sie sich mit anderen Systemen und Datenquellen verbinden lässt.

Globale Standards für nachhaltige Digitalisierung

Ernstzunehmende Initiativen machen hier Hoffnung für einen internationalen Standard im industriellen Internet der Dinge. Die Plattform Industrie 4.0 zum Beispiel hat das Konzept der Verwaltungsschale erarbeitet, welche als die digitale Repräsentanz eines Gerätes zu verstehen ist. Sie ermöglicht es, Maschinen mit allen notwendigen Informationen und Funktionen zu adressieren. So könnte ich beispielsweise für meine Mikrowelle eine App entwickeln, mit ihr interagieren, die Gebrauchsanweisung anzeigen lassen und die Leistungsintensität oder -dauer per Smartphone einstellen. Wenn auch der Hersteller meiner Waschmaschine die Informationen und Funktionen dieses Gerätes nach dem Konzept der Verwaltungsschale zur Verfügung stellt, ist es für App-Entwickler kein Aufwand, weitere Geräte in ihre Anwendung zu integrieren. Diese hersteller- und systemunabhängige Interoperabilität ebnet den Weg für die Zukunft von Industrie 4.0.

An welchem Punkt dieses Weges wir aktuell stehen, welche Initiativen auf globaler Ebene zusammenarbeiten, um einen Standard für das industrielle Internet der Dinge zu etablieren und wie die Umsetzung einer Verwaltungsschale aussehen kann, zeige ich in diesem Video.