Autor: André Guldi

Wie die Integration das Dokumentenmanagement in Cloud PLM erleichtert

Wegweisende Technologien und digitale Innovationen prägen die aktuelle Wirtschaft. Die nahtlose Zusammenarbeit im Unternehmen ist dabei ein essenzieller Erfolgsfaktor. Product Lifecycle Management (PLM) unterstützt dabei und verhilft so zu mehr Effizienz. An der Stelle kommt die Integration von Microsoft Office for the web™ im Cloud PLM als zukunftsweisende Entwicklung ins Spiel. Die Verknüpfung von PLM-System und Microsoft Office verspricht nicht nur eine optimierte Arbeitsweise, sondern auch einen reibungslosen Workflow, der die Kollaboration und Produktivität auf ein komplett neues Level hebt.

André Guldi, Product Manager Cloud bei CONTACT Software, erklärt in diesem Interview unter anderem die Unterschiede zwischen dem Dokumentenmanagement mit MS Office und im Cloud PLM sowie die Vorteile der Integration von Office for the web™.

André, wie unterscheidet sich das Dokumentenmanagement in MS Office und in Cloud PLM?

AG: MS Office hat sich als Standard für das Erstellen von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen etabliert, weil es einfach zu bedienen ist und zahlreiche Möglichkeiten beim Editieren bietet. Allerdings erfolgt die Ablage meistens auf Dateiebene, was zu einer unstrukturierten Datenlandschaft führen kann. Oft fehlt eine richtige Versionskontrolle und das sorgt schnell für Verwirrung und Unsicherheit über die Aktualität von Dokumenten. In Unternehmen sind nicht selten viele Kopien desselben Dokuments im Umlauf. Das erschwert die Zusammenarbeit und Nachvollziehbarkeit.

In Cloud PLM ist das anders, das Dokumentenmanagement bietet hier eine umfassende Lösung. Es etabliert eine „Single Source of Truth“ für jegliche Art von Dokumenten. Das bedeutet, dass es einen einzigen, verlässlichen Speicherort für Dokumente gibt. Die Verwaltung von Metadaten und Dateianhängen ermöglicht eine strukturierte Organisation und schnelle Identifikation von Dokumenten. Zusätzlich erhöhen umfangreiche Versionierung, Freigabeworkflows und Zugriffsschutz die Kontrolle über Dokumente. Die Suche läuft nicht nur über Dateinamen, sondern auch über Metadaten und mittels Volltextsuche sogar über den Inhalt der Dateien. Das erleichtert die Auffindbarkeit und spart wertvolle Zeit. Ein weiterer wesentlicher Vorteil des Cloud PLM-Dokumentenmanagements ist die audit-sichere Ablage. Für Nutzer*innen ist auf den ersten Blick klar, welches Dokument momentan gültig ist und dadurch lassen sich Verwechslungen oder falsche Nutzung vermeiden.

Was ist Microsoft Office for the web™?

AG: Microsoft Office for the web™ (ehemals Office Web-Apps) ist eine webbasierte Anwendung, die das Arbeiten mit Office-Dateien erleichtert. Damit können Word-, Excel-, OneNote- und PowerPoint-Dokumente direkt im Webbrowser geöffnet werden. Das genutzte Gerät benötigt dafür nur einen unterstützten Browser, eine aktive Internetverbindung und die Nutzer*innen eine Suitelizenz. So können sie die volle Funktionalität der webbasierten Office-Anwendungen nutzen. Mit dieser Lizenz erhalten sie nicht nur die Möglichkeit, auf Dokumente zuzugreifen, sondern auch sie zu bearbeiten und mit anderen zu teilen – und das alles bequem über den Webbrowser, ohne die Office Suite auf ihrem Rechner zu installieren.

Kannst du die Vorteile der Office for the web™ Integration in Cloud PLM nennen?

AG: Microsoft Office for the web™ ist nahtlos in die Cloud PLM-Web-Oberfläche integriert. Dadurch können Office-Dokumente direkt angelegt, angesehen und bearbeitet werden, ohne sie extra speichern zu müssen. Das passiert im Cloud PLM-Dateispeicher, auch bekannt als Blobstore. Diese Funktion erlaubt es mehreren Personen gleichzeitig an demselben Dokument zu arbeiten, ohne dabei auf lokale Installationen von MS-Office angewiesen zu sein.

Ein besonderes Merkmal ist, dass nur eine einzige Datei existiert. Das vereinfacht die Verwaltung und sorgt für eine übersichtliche Struktur. Die Lösung kombiniert die Vorteile eines Online-Office-Editors mit der zentralen und rechtssicheren Dokumentenverwaltung im PLM-System: die Vermeidung zusätzlicher Programme, das Wegfallen von Dateiübertragungen sowie die Möglichkeit des kollaborativen Editierens mit der Versionierungskette, Freigabeworkflow und Zugriffskontrolle. Das gewährleistet eine effiziente und sichere Dokumentenverwaltung.

Was zeichnet die Verbindung von Office for the web™ und CIM Database Cloud besonders aus?

AG: CONTACT Software ist der erste Softwareanbieter, der die Office for the web™ Integration in einem Cloud PLM-System anbietet. Zum Bearbeiten eines Office Dokuments in CIM Database Cloud benötigen die Kund*innen eine Office for the web™ Suitelizenz.

Fazit

Microsoft Office for the web™ bietet Unternehmen eine effiziente Lösung für das Dokumentenmanagement. Sie ermöglicht direktes Anlegen, Ansehen und simultanes Bearbeiten von Office-Dokumenten. Die Integration speichert Dateien direkt im Cloud PLM-Dateispeicher, fördert kollaboratives Arbeiten ohne lokale MS-Office-Installationen und gewährleistet eine übersichtliche Struktur durch eine einzige Datei. Diese Lösung kombiniert die Vorteile eines Online-Office-Editors mit zentraler Dokumentenverwaltung im Cloud PLM-System, inklusive Versionierung, Freigabeworkflows und Zugriffskontrolle für eine effiziente und sichere Dokumentenverwaltung.

Entdecken Sie jetzt CIM Database Cloud – das erste Cloud PLM-System, in dem die nahtlose Integration von Microsoft Office for the web™ möglich ist.

Warum Cloud PLM die nachhaltigere Wahl ist

Das Pariser Abkommen verfolgt ein klares Ziel: den globalen Temperaturanstieg auf unter zwei Grad Celsius zu begrenzen. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Unternehmen ihren CO2-Fußabdruck entscheidend reduzieren. Eine vielversprechende Möglichkeit ist die Ressourceneffizienz des eingesetzten Product Lifecycle Management (PLM)-System durch die Nutzung von Cloud-Diensten zu verbessern. Der Wechsel in die Cloud kann dabei mit einer Fahrgemeinschaft verglichen werden. Das eigene Fahrzeug ist in diesem Beispiel der On-Premises-Server eines Unternehmens. Dieser benötigt große Mengen an Ressourcen für die Hardware in Form von Strom, um immer betriebsbereit zu bleiben. Cloud-Service-Providern fungieren als Fahrgemeinschaften, die sich die Ressourcen mit mehreren Parteien teilen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit für einzelne Unternehmen, eigene umfangreiche Infrastrukturen zu betreiben. So sparen sie nicht nur Ressourcen, sondern arbeiten auch effizienter.

Warum PLM in der Cloud die nachhaltigere Wahl gegenüber der On-Premises PLM-Software ist, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag:

On-Premises versus Cloud-Betrieb von PLM-Systemen

On-Premises oder in der Cloud – die Betriebsmodelle von PLM-Systemen weisen entscheidende Unterschiede auf:

Beim On-Premises-Betrieb stellt ein interner Server des Unternehmens die PLM-Software bereit, was kapitalintensive Investitionen in die eigene Hardware und Software erfordern. Die lokale Infrastruktur unterliegt einer festen Kapazität und das kann zu möglichen Engpässen bei Bedarfsspitzen führen. Bei dieser Betriebsart tragen Unternehmen die Verantwortung für die Verwaltung, Wartung, Sicherheit und Upgrades des PLM-Systems selbst. Neue Funktionen oder Updates zu implementieren, benötigt zudem immer eine gewisse Vorlaufzeit.

Im Gegensatz dazu stellt beim Cloud-Betrieb der externe Anbieter die Serverinfrastruktur bereit. Die Kostenstruktur basiert typischerweise auf regelmäßigen Lizenzgebühren. Cloud PLM-Systeme sind skalierbar, sodass Ressourcen bei Bedarf flexibel angepasst werden können. Die Verwaltung, Wartung, Sicherheit und Updates des Systems liegen in der Verantwortung des Cloud-Anbieters. Im Vergleich zu Unternehmen verfügen Cloud-Provider über ein umfassenderes Know-How und modernste Sicherheitstechnologien. Die Implementierung von neuen Funktionen oder Updates erfolgt schneller, da die Infrastruktur extern verwaltet wird und Updates automatisch erfolgen.

3 Faktoren ermöglichen nachhaltiges PLM in der Cloud

Effiziente Ressourcennutzung durch die Cloud-Technologie:

Serverkapazität, Speicherplatz und Netzwerkbandbreite lassen sich in Cloud PLM-Software effizient managen. Die skalierbare Cloud-Infrastruktur ermöglicht es, die PLM-Systeme an die jeweiligen Anforderungen anzupassen. Ein Beispiel dafür ist, dass Nutzer*innen hinzugefügt oder entfernt werden können. Die Skalierung gewährleistet eine optimale Auslastung der Ressourcen und verhindert gleichzeitig Energieverschwendung.

Cloud-Anbieter investieren außerdem in effiziente Rechenzentren und setzen Technologien wie Virtualisierung ein, um die Energieeffizienz zu maximieren. Dadurch können mehrere virtuelle Systeme, Betriebssysteme und Anwendungen auf einem einzelnen Server betrieben werden. Im Vergleich zur dezentralen Bereitstellung von Software reduzieren die Konsolidierung von Servern und die gemeinsame Nutzung von Hardware den Energieverbrauch. Darüber hinaus tragen fortschrittliche Kühltechnologien und intelligente Energiemanagementsysteme zum effizienten Einsatz von Ressourcen in den Rechenzentren bei.

Cloud-Dienste zu nutzen reduziert auch den Bedarf an lokaler Hardware wie Servern, Speichergeräten und Netzwerkausrüstung. Dadurch entsteht weniger Elektroschrott und der Rohstoffbedarf für die Herstellung neuer Geräte wird verringert.

Die dynamische Lastverteilung in der Cloud trägt ebenfalls zur Gesamteffizienz bei. Das Traffic Management passt sich dem Leistungsbedarf von PLM-Anwendungen flexibel an, um Netzwerküberlastungen zu vermeiden.

Auswahl nachhaltiger Cloud-Anbieter:

PLM in der Cloud ist besonders nachhaltig, wenn die ausgewählten Cloud-Anbieter erneuerbare Energien nutzen. Durch den Einsatz von regenerativen Energiequellen wie Solarenergie, Windkraft oder Wasserkraft reduzieren diese Unternehmen ihren ökologischen Fußabdruck.

Zentralisierte Aktualisierungen und Wartung:

Cloud-PLM-Anbieter führen Software-Updates und Wartungsarbeiten zentral und automatisch durch. Das reduziert den Bedarf an manuellen Eingriffen bei den Kunden vor Ort, was wiederum Zeit, Ressourcen und Reiseaufwand einspart.

Fazit

Im Vergleich zur lokalen Bereitstellung von PLM-Software ermöglicht die Cloud insgesamt eine effizientere Nutzung von Ressourcen durch die flexible Skalierung, gesteigerte Energieeffizienz und den reduzierten CO2-Fußabdruck. Der Betrieb von PLM-Systemen in der Cloud ist nachhaltiger als On-Premises, wenn sich Unternehmen für einen Cloud-Provider entscheiden, der erneuerbare Energien zur Stromversorgung nutzt.

CIM Database Cloud kann flexibel hoch- oder herunterskaliert werden und wird auf den Servern von Amazon Cloud Services (AWS) gehostet, die bis 2025 komplett mit Energie aus erneuerbaren Quellen betrieben werden sollen.

Welche Faktoren und Funktionen die Benutzerfreundlichkeit steigern

In einer zunehmend digitalisierten Welt spielen cloudbasierte Lösungen für das Product Lifecycle Management (PLM) eine entscheidende Rolle bei der effizienten Verwaltung von Produktdaten und Prozessen. Es gibt zahlreiche Anbieter am Markt, die Cloud-PLM-Software entwickeln. Neben den Funktionalitäten und der Preisgestaltung ist besonders die User Experience (UX) von entscheidender Bedeutung, weil sie die Akzeptanz durch die Nutzer:innen maßgeblich beeinflusst.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, warum Sie eine benutzerfreundliche Cloud-PLM-Software auswählen sollten und was dabei zu beachten ist.

Warum UX wichtig ist

Die User Experience ist nicht nur ein nettes Extra bei einer Software, sondern ein wesentlicher Faktor, der maßgeblich darüber entscheidet, wie Benutzer:innen sie wahrnehmen, annehmen und nutzen.

Hier sind 5 Gründe, die verdeutlichen, warum Sie bei der Auswahl von Cloud-PLM-Software unbedingt auf Benutzerfreundlichkeit achten sollten:

1. Nutzerzufriedenheit: Eine gelungene User Experience steigert die Nutzerzufriedenheit. Wenn Anwender:innen eine Software intuitiv verstehen und die Interaktion mit ihr als angenehm und belohnend empfinden, sind sie eher geneigt, diese erneut zu verwenden.
2. Effizienz und Produktivität: Eine gut gestaltete Benutzeroberfläche und sinnvolle Interaktionsmöglichkeiten versetzen Benutzer:innen in die Lage, ihre Aufgaben schneller und effektiver zu erledigen.
3. Reduzierung von Fehlern: Eine durchdachte UX hilft dabei, Fehler zu minimieren. Verständliche Anweisungen, eine klare Navigation und konsistente Designelemente tragen dazu bei, dass Nutzer:innen weniger Fehler machen und im Fall der Fälle schneller eine Lösung finden.
4. Barrierefreiheit: Eine gute UX berücksichtigt die Vielfalt der Nutzerbasis und bezieht Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Einschränkungen ein. Barrierefreie Designs ermöglichen allen Anwender:innen, die Software ohne Hürden zu bedienen.
5. Wirtschaftlichkeit: Software mit einer intuitiven UX kann auf lange Sicht Kosten sparen, da Anwender:innen weniger Fehler machen und der Bedarf an Support und Schulungen sinkt.

Cloud-PLM und die Herausforderungen der Benutzerfreundlichkeit

Cloud-PLM-Systeme ermöglichen die zentrale Verwaltung von Produktinformationen in Echtzeit, was die Zusammenarbeit und Effizienz fördert. Dennoch bergen sie für Anwender:innen zunächst einige Herausforderungen: Sie müssen sich in eine neue Benutzeroberfläche einarbeiten, die Bedienung von komplexen Funktionen erlernen und mit Daten aus einer Vielzahl von Quellen hantieren. Eine ausgereifte UX unterstützt sie dabei, diese Herausforderungen zu bewältigen:

Intuitive Benutzeroberfläche: Die Benutzeroberfläche sollte einfach und intuitiv gestaltet sein, um eine schnelle Einarbeitung zu ermöglichen. Ein übersichtliches Design und sinnvoll platzierte Funktionen tragen dazu bei, dass Anwender:innen sich leicht zurechtfinden.

Benutzerdefinierte Dashboards & Diagramme: Mit benutzerdefinierten Dashboards und Terminplänen sehen Nutzer:innen auf einen Blick die wichtigsten Informationen und Funktionen, die für ihre Aufgaben relevant sind. Ein Beispiel dafür sind Gantt-Charts. Sie bieten Teammitgliedern einen klaren Überblick über den Projektverlauf, helfen bei der Identifizierung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und vereinfachen die Ressourcenplanung. Die visuelle Darstellung erleichtert das Verständnis der Zeitpläne sowie die Kommunikation darüber und hilft, Engpässe oder Verzögerungen bei der Produktentwicklung frühzeitig zu erkennen und zielgerichtet gegenzusteuern.

Kollaborationswerkzeuge: Eine gute Cloud-PLM-Plattform sollte nahtlose Kollaborationsmöglichkeiten bieten. Echtzeit-Zusammenarbeit, Kommentarfunktionen und gemeinsame Bearbeitungsmöglichkeiten sind wichtig, um die Kommunikation und den Informationsaustausch zu erleichtern. Eine interne Kommunikationsplattform oder Social-Media-Funktion wie der Activity Stream verbindet alle Projektupdates und Konversationen an einem Ort – so gehen keine Informationen verloren.

Such- und Filterfunktionen: Neben einer Enterprise-Search-Funktion, die alle Dokumente im System durchsucht, helfen effiziente Such- und Filterfunktionen, schnell auf die benötigten Informationen zuzugreifen. Das ist besonders bei großen Datenmengen wichtig.

Integration mit anderen Systemen: Die nahtlose Integration mit anderen Unternehmenssystemen wie ERP (Enterprise Resource Planning) oder CAD (Computer-Aided Design) trägt dazu bei, dass alle relevanten Daten miteinander verknüpft sind und vermeidet Medienbrüche.

Benutzerführung und Schulung: Gute Tutorials und Schulungsmaterialien helfen Anwender:innen, die Software effektiv zu nutzen. Eine sorgfältig ausgearbeitete Onboarding-Strategie ist entscheidend, um die Einarbeitungszeit zu verkürzen.

Feedback-Mechanismen: Nutzer:innen sollten Feedback geben können, auf dessen Grundlage die Software kontinuierlich verbessert wird. Besonders gut eignet sich dafür eine eigene Community, die einen offenen Dialog zwischen den Entwickler:innen und Anwender:innen der Software ermöglicht.

Fazit

Für Cloud-PLM-Software ist eine hervorragende User Experience kein optionaler Bonus, sondern eine Notwendigkeit. Sie steigert Produktivität, Wirtschaftlichkeit und Nutzerzufriedenheit. Anwender:innen machen weniger Fehler bei der Arbeit und das gesamte Team – auch Mitglieder mit Handicap – können mühelos und effizient mit der Software arbeiten. Nutzerfreundliche Cloud-PLM-Systeme bieten intuitive Benutzeroberflächen, benutzerdefinierte Dashboards, Kollaborationswerkzeuge, Such- und Filterfunktionen, Schulungs- und Feedbackmöglichkeiten sowie Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen.

CIM Database Cloud bietet Ihnen alle state-of-the-art PLM-Funktionen kombiniert mit einer intuitiven Bedienung und einer kurzen Einarbeitungszeit.