Sie stehen vor der Entscheidung Ihr Product Lifecycle Management (PLM) auf den neuesten Stand bringen oder überhaupt erst einzuführen. Die Vorteile sind klar: effizientere Prozesse, schnellere Markteinführung, bessere Zusammenarbeit. Doch sobald die Funktionslisten und Anwendungsfälle besprochen sind, rückt eine andere wichtige Frage in den Mittelpunkt: Was kostet das eigentlich – und welche Option ist wirklich die günstigere auf lange Sicht?
Die Wahl zwischen Cloud PLM und der klassischen On-Premises-Lösung ist oft ein Ritt zwischen der initialen Investitionsbereitschaft und flexiblen, laufenden Betriebskosten. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die Kosten von Cloud PLM vs. On-Premises PLM.
Die traditionelle Variante: On-Premises PLM
Wenn Sie sich für ein On-Premises PLM-System entscheiden, erwerben und betreiben Sie die Software in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur. Dies bedeutet eine hohe Anfangsinvestition, aber auch volle Kontrolle.
Anschaffungskosten:
- Software-Lizenzen: Dies ist oft der größte Posten. Sie kaufen Dauerlizenzen, die Ihnen das unbegrenzte Nutzungsrecht an der Software gewähren. Die Kosten variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Anzahl der Benutzer*innen.
- Hardware-Infrastruktur: Sie benötigen leistungsstarke Server, Speichersysteme, Netzwerkkomponenten und Back-up-Lösungen. Diese müssen den Anforderungen des PLM-Systems gerecht werden und für zukünftiges Wachstum skalierbar sein.
- Infrastrukturkosten: Ein geeigneter Serverraum (Klimatisierung, Stromversorgung, etc.), Firewalls etc. sind unerlässlich.
- Implementierung und Anpassung: Die Installation, Konfiguration und Datenmigration aus Altsystemen sowie die Anpassung an spezifische Unternehmensprozesse erfordern oft externe Beratungsleistungen und interne Ressourcen.
- Schulungen: Umfassende Schulungen für Administrator*innen und Endbenutzer*innen sind notwendig, um das System optimal zu nutzen.
Laufende Kosten:
- Wartungs- und Supportverträge: Die meisten Softwareanbieter verlangen jährliche Gebühren für Software-Updates, Patches und technischen Support. Diese liegen typischerweise bei 15-25 % des ursprünglichen Lizenzpreises pro Jahr.
- IT-Personal: Sie benötigen eigene IT-Spezialist*innen für die Systemwartung, Fehlerbehebung, Sicherheit, Backups und Performance-Optimierung.
- Hardware-Wartung und Austausch: Server und Speicher müssen regelmäßig gewartet und nach einigen Jahren ersetzt werden (Abschreibung, Neuanschaffung).
- Energiekosten: Der Betrieb der Server und der Klimaanlage verursacht laufende Stromkosten.
- Sicherheitsmaßnahmen: Lizenzen für Antivirensoftware, Firewalls und regelmäßige Penetrationstests sind notwendig, um die Datensicherheit zu gewährleisten.
- Upgrades: Größere Versions-Upgrades können den Umfang einer Neuimplementierung erreichen, da sie oft Anpassungen, intensive Tests und erneute Schulungen erfordern.
Die flexible Alternative: Cloud PLM
Beim Cloud PLM (oft als Software-as-a-Service, SaaS, angeboten) mieten Sie die Software und die Infrastruktur eines Drittanbieters. Das bedeutet in der Regel geringere Anfangsinvestitionen.
Anschaffungskosten:
- Einrichtungsgebühren (optional): Einige Anbieter erheben eine einmalige Gebühr für die Einrichtung des Kontos oder die Erstkonfiguration.
- Implementierung und Anpassung: Auch hier sind Dienstleistungen für die Konfiguration, Datenmigration und spezifische Prozessanpassungen erforderlich. Diese können jedoch meist weniger umfangreich sein, da die Basisinfrastruktur bereits vorhanden ist und die Cloud-Lösungen oft standardisiert sind.
- Integrationen: Die Anbindung an bestehende On-Premises-Systeme kann Integrationsprojekte erfordern, die mit Kosten verbunden sind.
- Schulungen: Schulungen für Anwender*innen und Administrator*innen sind ebenfalls notwendig, können aber durch intuitive Benutzeroberflächen und Online-Ressourcen oft effizienter gestaltet werden.
Laufende Kosten:
- Abonnementgebühren: Dies ist der Hauptkostenfaktor. Sie zahlen eine monatliche oder jährliche Gebühr pro Benutzer*in, oft gestaffelt nach Funktionsumfang. Diese Gebühren umfassen die Softwarenutzung, Infrastruktur, Wartung, Updates und den grundlegenden Support.
- Skalierung: Das Hinzufügen oder Entfernen von Benutzer*innen oder Speicherplatz ist in der Regel flexibel und wird direkt in den Abonnementgebühren widergespiegelt.
- Premium-Support/Zusatzleistungen: Für erweiterten Support, spezielle Add-Ons oder zusätzliche Speicherplatz können extra Gebühren anfallen.
- Anpassungen/Integrationen: Laufende Anpassungen oder die Entwicklung neuer Integrationen können zusätzliche Dienstleistungsgebühren verursachen.
- Internetzugang: Ein zuverlässiger und ausreichend schneller Internetzugang ist essenziell und sollte in der Kalkulation berücksichtigt werden, auch wenn er oft schon vorhanden ist.
Der direkte Kosten Vergleich:
Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, ist es unerlässlich, die Gesamtkosten über einen Zeitraum von 5 bis 10 Jahren zu betrachten.
Fazit:
Die optimale Lösung bei der Wahl zwischen Cloud PLM und On-Premises PLM hängt stark von den individuellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens ab:
- Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die schnell starten, IT-Ressourcen schonen und von geringeren Anfangsinvestitionen profitieren möchten, ist Cloud PLM oft die wirtschaftlichere Wahl. Die planbaren monatlichen Kosten und die automatische Wartung entlasten die interne IT erheblich.
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- Für große Unternehmen oder solche mit sehr spezifischen, komplexen Anforderungen, die maximale Kontrolle über ihre Daten und Systeme wünschen und über die notwendigen IT-Ressourcen verfügen, kann On-Premises PLM weiterhin die bevorzugte Option sein. Die hohen Anfangsinvestitionen relativieren sich oft über längere Nutzungszeiträume.