Monat: April 2024

Microsoft Office for the web™ Integration in Cloud PLM

Wie die Integration das Dokumentenmanagement in Cloud PLM erleichtert

Wegweisende Technologien und digitale Innovationen prägen die aktuelle Wirtschaft. Die nahtlose Zusammenarbeit im Unternehmen ist dabei ein essenzieller Erfolgsfaktor. Product Lifecycle Management (PLM) unterstützt dabei und verhilft so zu mehr Effizienz. An der Stelle kommt die Integration von Microsoft Office for the web™ im Cloud PLM als zukunftsweisende Entwicklung ins Spiel. Die Verknüpfung von PLM-System und Microsoft Office verspricht nicht nur eine optimierte Arbeitsweise, sondern auch einen reibungslosen Workflow, der die Kollaboration und Produktivität auf ein komplett neues Level hebt.

André Guldi, Product Manager Cloud bei CONTACT Software, erklärt in diesem Interview unter anderem die Unterschiede zwischen dem Dokumentenmanagement mit MS Office und im Cloud PLM sowie die Vorteile der Integration von Office for the web™.

André, wie unterscheidet sich das Dokumentenmanagement in MS Office und in Cloud PLM?

AG: MS Office hat sich als Standard für das Erstellen von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen etabliert, weil es einfach zu bedienen ist und zahlreiche Möglichkeiten beim Editieren bietet. Allerdings erfolgt die Ablage meistens auf Dateiebene, was zu einer unstrukturierten Datenlandschaft führen kann. Oft fehlt eine richtige Versionskontrolle und das sorgt schnell für Verwirrung und Unsicherheit über die Aktualität von Dokumenten. In Unternehmen sind nicht selten viele Kopien desselben Dokuments im Umlauf. Das erschwert die Zusammenarbeit und Nachvollziehbarkeit.

In Cloud PLM ist das anders, das Dokumentenmanagement bietet hier eine umfassende Lösung. Es etabliert eine „Single Source of Truth“ für jegliche Art von Dokumenten. Das bedeutet, dass es einen einzigen, verlässlichen Speicherort für Dokumente gibt. Die Verwaltung von Metadaten und Dateianhängen ermöglicht eine strukturierte Organisation und schnelle Identifikation von Dokumenten. Zusätzlich erhöhen umfangreiche Versionierung, Freigabeworkflows und Zugriffsschutz die Kontrolle über Dokumente. Die Suche läuft nicht nur über Dateinamen, sondern auch über Metadaten und mittels Volltextsuche sogar über den Inhalt der Dateien. Das erleichtert die Auffindbarkeit und spart wertvolle Zeit. Ein weiterer wesentlicher Vorteil des Cloud PLM-Dokumentenmanagements ist die audit-sichere Ablage. Für Nutzer*innen ist auf den ersten Blick klar, welches Dokument momentan gültig ist und dadurch lassen sich Verwechslungen oder falsche Nutzung vermeiden.

Was ist Microsoft Office for the web™?

AG: Microsoft Office for the web™ (ehemals Office Web-Apps) ist eine webbasierte Anwendung, die das Arbeiten mit Office-Dateien erleichtert. Damit können Word-, Excel-, OneNote- und PowerPoint-Dokumente direkt im Webbrowser geöffnet werden. Das genutzte Gerät benötigt dafür nur einen unterstützten Browser, eine aktive Internetverbindung und die Nutzer*innen eine Suitelizenz. So können sie die volle Funktionalität der webbasierten Office-Anwendungen nutzen. Mit dieser Lizenz erhalten sie nicht nur die Möglichkeit, auf Dokumente zuzugreifen, sondern auch sie zu bearbeiten und mit anderen zu teilen – und das alles bequem über den Webbrowser, ohne die Office Suite auf ihrem Rechner zu installieren.

Kannst du die Vorteile der Office for the web™ Integration in Cloud PLM nennen?

AG: Microsoft Office for the web™ ist nahtlos in die Cloud PLM-Web-Oberfläche integriert. Dadurch können Office-Dokumente direkt angelegt, angesehen und bearbeitet werden, ohne sie extra speichern zu müssen. Das passiert im Cloud PLM-Dateispeicher, auch bekannt als Blobstore. Diese Funktion erlaubt es mehreren Personen gleichzeitig an demselben Dokument zu arbeiten, ohne dabei auf lokale Installationen von MS-Office angewiesen zu sein.

Ein besonderes Merkmal ist, dass nur eine einzige Datei existiert. Das vereinfacht die Verwaltung und sorgt für eine übersichtliche Struktur. Die Lösung kombiniert die Vorteile eines Online-Office-Editors mit der zentralen und rechtssicheren Dokumentenverwaltung im PLM-System: die Vermeidung zusätzlicher Programme, das Wegfallen von Dateiübertragungen sowie die Möglichkeit des kollaborativen Editierens mit der Versionierungskette, Freigabeworkflow und Zugriffskontrolle. Das gewährleistet eine effiziente und sichere Dokumentenverwaltung.

Was zeichnet die Verbindung von Office for the web™ und CIM Database Cloud besonders aus?

AG: CONTACT Software ist der erste Softwareanbieter, der die Office for the web™ Integration in einem Cloud PLM-System anbietet. Zum Bearbeiten eines Office Dokuments in CIM Database Cloud benötigen die Kund*innen eine Office for the web™ Suitelizenz.

Fazit

Microsoft Office for the web™ bietet Unternehmen eine effiziente Lösung für das Dokumentenmanagement. Sie ermöglicht direktes Anlegen, Ansehen und simultanes Bearbeiten von Office-Dokumenten. Die Integration speichert Dateien direkt im Cloud PLM-Dateispeicher, fördert kollaboratives Arbeiten ohne lokale MS-Office-Installationen und gewährleistet eine übersichtliche Struktur durch eine einzige Datei. Diese Lösung kombiniert die Vorteile eines Online-Office-Editors mit zentraler Dokumentenverwaltung im Cloud PLM-System, inklusive Versionierung, Freigabeworkflows und Zugriffskontrolle für eine effiziente und sichere Dokumentenverwaltung.

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Digital Operational Excellence in der Praxis

Operational Excellence ist die Fähigkeit eines Unternehmens, die Wertschöpfungskette kontinuierlich hinsichtlich Effizienz und Effektivität zu verbessern. Es handelt sich um die Königsdisziplin in der Fertigungsindustrie. Unternehmen stehen unter ständigem Druck, ihre Herstellprozesse zu optimieren und die Produktivität zu erhöhen. Dafür sind jedoch einige Hürden zu überwinden: zum Beispiel mangelnde Koordination, papiergebundene Prozesse sowie eine Vielzahl aufwändiger manueller Tätigkeiten.

Für eine nachhaltige Optimierung der Produktion ist die Digitalisierung mithilfe von Manufacturing Operations Management (MOM)-Systemen eine zentrale Grundlage. Wobei IT-Aktivitäten unbedingt Hand in Hand gehen sollten mit der Gestaltung von Prozessen und Methoden und deren Verankerung in der Shopfloor-Organisation, die oft mit knappen Ressourcen, Qualifizierungslücken und eingeschränkter Handlungsfähigkeit zu kämpfen hat.

Auf Basis unserer Projekterfahrungen haben wir für Sie folgende typische Schritte zu einem erhöhten OEE (Overall Equipment Effectiveness) und EBIT zusammengefasst:

Qualifizierung und Einbindung

Die frühe Einbindung der Mitarbeiter*innen als Multiplikatoren trägt maßgeblich zum Erfolg des Projekts bei. Daher werden das Projektteam und die Führungskräfte zum Projektstart geschult. Dies schafft ein gemeinsames Verständnis und verankert die Aktivitäten nachhaltig. Um die Abdeckung von Prozesssträngen mit der Standardsoftware zu überprüfen und bei Bedarf Mock-Ups für das Zielsystem zu erstellen, müssen außerdem frühzeitig Key-User einbezogen werden.

Betriebsmittel und Asset-Management

Eine einfache Systemlösung ohne smarte Maschinenanbindung erzeugt meist bereits in einer ersten Phase des Vorhabens großen Nutzen. Das gilt zum Beispiel für die Instandhaltung. Durch Asset Management wird der Zustand des Equipments „as maintained“ dokumentiert. Dies ermöglicht es, ähnliche Anlagengruppen standardisiert zu betreuen und Abweichungen zu identifizieren (Benchmarking). Weitere Potenziale liegen in der vereinheitlichten Ersatzteilverwaltung.

Systemübergreifende Datenlogistik

Im nächsten Schritt ist typischerweise eine Einbindung in die unternehmensweite Datenlogistik notwendig. Dazu werden führende Systeme und Konsument*innen identifiziert und das Matching an deren Schnittstellen konzipiert. Diese Konzeption, die oft der aufwändigste Teil zur Herstellung einer stabilen Datenlogistik ist, sollten Unternehmen nicht unterschätzen. In der technischen Realisierung sind dann für Standardsysteme wie SAP zertifizierte Schnittstellen zu bevorzugen, da individuelle Ansätze oft wartungsintensiv und nicht zukunftssicher sind.

Optimierung der Shopfloor-Steuerung

Sind Auftragsdaten (aus Vorsystemen) und Equipment im MOM-System verfügbar, geht es mit der Optimierung der Prozesse rund um die Produktions- und Shopfloor-Steuerung weiter: Fehleranfällige Excel-Werkzeuge werden ersetzt, die Planungskonsistenz gesteigert und manuelle Aufwände reduziert.

Beispielsweise können Werker*innen über eine effektive Betriebsdatenerfassung (BDE) Ausschussursachen und -mengen melden. Dies verbessert die Informationsgrundlage zur Steuerung. Durch die digitale Bereitstellung von Fertigungsunterlagen lassen sich manuelle Aufwände und Fehlerquellen reduzieren. All diese Maßnahmen erhöhen die Akzeptanz digital verfügbarer Informationen bei den Werker*innen deutlich.

Maschinenanbindung und Datenaufbereitung

Durch die Anbindung von Maschinen und Anlagen an das MOM-System (Maschinendatenerfassung, MDE) entsteht ein umfassendes Bild der aktuellen Fertigungssituation. Dadurch können Unternehmen zustandsbasierte (condition-based) und vorausschauende Instandhaltungsmaßnahmen (Predictive Maintenance) realisieren. Von besonderer Bedeutung ist auch die Implementierung eines übergreifenden Energiemanagements auf dieser Basis, denn das System liefert Daten für die Berechnung des CO2-Footprints in der gesamten Fertigungskette.

Digitales Shopfloor Management

Ein digitales Shopfloor Management (SFM) bildet eine zentrale Schnittstelle zwischen IT und Prozessoptimierung. SFM ist der zentrale Hebel für kontinuierliche Verbesserung in der Produktion und wird methodisch durch kaskadierende Regelmeetings getragen. So können Erkenntnisse und Probleme von der Werkshalle bis zur Standortebene, von den OEEs und Verlustgründen an einer Anlage in einer Schicht bis hin zum Einfluss auf Betriebsleistung und Standort-EBIT visualisiert und bearbeitet werden.

OEE stabilisieren und verbessern

Der Fokus bei der Verbesserung des OEE liegt häufig darauf, Laufzeitverluste und Störgründe zu reduzieren. Basis dafür ist das konsolidierte Gesamtbild aus MDE und BDE mit identifizierten, messbaren Verlustursachen je Maschine. Eine typische, auf viele Unternehmen übertragbare Erkenntnis ist, dass OEE-Verluste nicht nur durch Maschinendefekte begründet sind. Häufig entstehen sie durch organisatorische Probleme. So sind neben Rüstworkshops, Maßnahmen zur Maschinenreinigung und Mitarbeiter*innen-Qualifizierung auch Teilprojekte in den Office-Bereichen von großer Bedeutung (z. B. Auftragsabwicklung, Planung/Steuerung und Produktentwicklung/Stammdaten).

Unternehmensweiter Nutzen Digitalisierung via MOM-Software erzeugt eine Basis, mit der Unternehmen ihre Produktion nachhaltig optimieren können. In typischen Fällen wie im mittelständischen Maschinenbau sind dadurch Verbesserungen des mittleren OEE aller Maschinen um mehr als 10 Prozentpunkte sowie eine Erhöhung des Standort-EBIT um mehr als 2 Prozentpunkte durchaus realistisch. In dem Maße, wie ausreichend Aufträge vorhanden sind, spiegelt sich eine gesteigerte Produktivität unmittelbar in einem erhöhten EBIT wider. Zugleich wirken sich die verbesserte Prozessqualität und Reaktionsfähigkeit positiv auf die Kundenbeziehung aus.

Entdecken Sie die ungenutzten Potenziale Ihrer Produktion in dem Webcast mit Leonardo und CONTACT! In der Webcast-Aufzeichnung erfahren Sie, wie Sie Ihre Produktion optimieren und nachhaltige Effekte realisieren können.