Mark Twain wird das Bonmot zugeschrieben „Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel“. Auch wenn nicht zweifelsfrei geklärt ist, wer tatsächlich der Urheber dieser Äußerung ist, bleibt es die wohl prägnanteste Formulierung für „Maslows Hammer“.
Was hat das mit Projektmanagement zu tun?
Bei Projektmanagement-Software beobachte ich immer wieder, dass Anwender versuchen, mit nur einem Werkzeug, nämlich der Terminplanung, verschiedenste Ziele zu erreichen. Verübeln kann man es ihnen nicht, verleiten doch viele Projektmanagement-Tools die Benutzer genau dazu.
Dabei entstehen Pläne aus Hunderten oder Tausenden von tagesgenauen Aufgaben. Mir begegnen dabei nicht selten auch Vorgänge in Frageform, wie „Spezifikation freigegeben?“, „Kundenpräsentation erfolgt?“ und Ähnliches, versehen mit Dauer, Termin und Vorgangsverknüpfungen.
Überdetaillierte Planung rächt sich im Projekt
Das Dilemma: Solche Pläne sind nur scheingenau, mit vielen aus Vorgangsverknüpfungen berechneten Detailterminen. Obwohl jeder Beteiligte eigentlich weiß, dass bei größeren Projekten keine Aktivität auf den Tag genau eingehalten wird. Dennoch tun alle so, als ob der Plan exakt so richtig wäre.
Auch die Praxis, die Ressourcenauslastung zu managen, indem man alle Aufgaben einer bestimmten Person hintereinander verknüpft, geht nur so lange gut, bis man die Planung ändern muss. Dann stimmt das ganze Planungsgefüge nicht mehr. Aber das Terminplanungstool berechnet die Termine weiterhin erbarmungslos nach Netzplan.
Je detaillierter der Plan ist, desto aufwändiger sind Änderungen im Projektverlauf. Sie verschieben eine Aufgabe und ganz viele andere verschieben sich mit – nur leider nicht so, wie Sie das erwartet hätten. Sie verstehen Ihren eigenen, zu komplizierten Netzplan nicht mehr und benötigen hohen Umplanungsaufwand für neue Scheingenauigkeit. Manche lassen den Plan dann gleich unverändert und beginnen stattdessen zu improvisieren.
Nutzen Sie den ganzen Werkzeugkasten
Hier liegt es nahe, an agile Vorgehensweisen als Alternative zu denken. Doch dafür muss man sein Projektmanagement nicht unbedingt komplett ändern. Viele erfahrene Projektmanager sagen: „Agilität ist ja nichts Neues. Bei mir ist es halt kein Task Board, sondern eine gute alte Offene-Punkte-Liste.“ Und genau das ist der Schlüssel. Planen Sie nur so genau wie nötig und wie wirklich sinnvoll. Das Motto lautet hier: Lieber eine gute Grobplanung als eine schlechte Detailplanung. Auch wenn der Grobplan wahrscheinlich nicht so eintrifft wie gedacht, lässt er sich viel einfacher korrigieren und macht den Impact auf das Projekt schneller ersichtlich.
Für Detailthemen ist eine Liste offener Punkte (LOP) mit klar festgelegten Verantwortlichkeiten das Werkzeug der Wahl. Und für alles, was Sie in Frageform einplanen wollen, helfen Checklisten, die regelmäßig im Projektverlauf überprüft werden. Bei Nichterfüllung setzen Sie eine Maßnahme auf Ihre LOP. Und vielleicht erfassen und beobachten Sie Risiken und definieren Gegenmaßnahmen, um rechtzeitig und effektiv gegenzusteuern. Damit sind Sie in aller Regel sehr viel besser aufgestellt für ein erfolgreiches Projekt.
Also: Verwenden Sie den Hammer wirklich nur für Nägel. Für alles andere greifen Sie ruhig zu Zange, Schraubendreher oder Schraubenschlüssel!